Bạn và đồng nghiệp đã lướt trên Web, nhưng vẫn còn làm việc theo cách cũ phải không? Hãy thiết lập ngay mạng intranet cho riêng mình, rất tiết kiệm! Hoan nghênh bạn đến với trường dạy về mạng intranet của chúng tôi. Xin hãy tự nhiên tìm tòi và học hỏi - không ai biết bạn đang ở đây cả. Bạn là một nhà quản lý? Bạn đã điều hành tập thể của mình hoạt động rất tốt. Nhưng bạn cho rằng còn có thể làm tốt hơn, và đồng thời cũng biết rõ những gì đang gây trở ngại cho bạn - đó là sự thất bại trong việc trao đổi thông tin! Bạn muốn những thành viên trong nhóm phải đóng góp thông tin tốt hơn, tránh để rơi thông tin vào tay bọn trộm cắp, nghe được tin tức một cách nhanh chóng, và dễ dàng tìm thấy những tài liệu then chốt cũng như các thông tin thiết yếu khác. Nói tóm lại, bạn phải làm với các đồng nghiệp của mình cùng những loại công việc mà xưa nay bạn vẫn làm tất cả trên mạng Internet. Thực ra, bạn hy vọng là có thể sử dụng chính những công cụ Internet này để đạt được những trợ giúp thật sự trong công việc - điều này chỉ xảy ra nếu bạn tìm được đúng các hệ thống thích hợp. Liệu hệ thống thông tin trong công ty bạn có quan tâm đến điều này không? Đôi khi là có, nếu bạn là người may mắn. Nhưng nếu những gì bạn muốn làm trên mạng của công ty không được xem là một tài liệu mang tính chiến lược, thì chính bạn cũng có thể đã quên mất nó. Thế giới những người quản lý các hệ thống thông tin cũng có những vấn đề của riêng họ, và những vấn đề của bạn, họ không quan tâm. Không có cách giải quyết nào khác, không có một tia sáng nào ở cuối đường hầm, loại trừ một con đường ra duy nhất. Một phương án lựa chọn có thể làm thay đổi mọi tình huống, đó là: Mạng intranet riêng cho chính nhóm của bạn. Vâng, bạn có thể vỗ tay vui mừng, đó là sự thực. Intranet chính là một mạng Internet nội bộ, nó cho phép mọi người có thể đóng góp những thông tin nào mà họ thích, bằng những phần mềm đã có sẵn trên các PC của họ: các trình duyệt Web (Web browser). Đến đây, những gì bạn muốn nói sẽ là: “Những người quản lý hệ thống thông tin đang tạo nên mạng intranet cộng tác cho công ty của chúng ta, còn chúng ta thì chỉ lấy được thông tin nào mà họ chọn để đưa cho.” Nhưng hãy quên ngay “chuyện vớ vẩn đó!”. Đừng thấy sóng cả mà tay chèo. Hãy xin, mượn, hoặc lấy cho được một intranet server! Hoặc bằng bất cứ giá nào để có nó trong tay, và thiết lập mạng intranet riêng cho chính bạn. Những gì chúng ta có thể thực hiện ngay tức khắc trên mạng intranet của mình? Hãy quên đi tất cả những thứ nhạt nhẽo mà bạn thấy trên các site World Wide Web thương mại lớn. Chắc chắn bạn ước muốn đạt đỉnh cao, nhưng quyền ưu tiên trước nhất của bạn chỉ là những dữ liệu dùng chung trong nhóm. Đối với loại này bạn không có yêu cầu gì khác thường. Điều bạn cần là một khoảng không gian trên máy chủ intranet server. Hãy xin một ít khoảng trống nào đó trên một máy chủ đã có trong thế giới các hệ thống thông tin, hoặc xóa bỏ một cách cương quyết và tự làm lại tất cả (xem mục “Danh sách Server Intranet”). Khi đã có được một máy chủ cho mạng intranet của mình, bạn có thể làm được một khối lượng công việc đáng kinh ngạc mà không phải dùng đến các phần mềm server hay các chức năng đặc biệt nào của trình duyệt. Rất dễ dàng đưa vào server intranet các hồ sơ, các bản giới thiệu có giá trị, hoặc mọi loại tư liệu mà bạn ưa thích. Chẳng hạn, nếu đã mua một hệ máy PC vài năm trước đây, thì bạn vẫn có thể dùng trình xử lý văn bản của nó để tạo ra kiểu tài liệu, như một bản dự án chẳng hạn, theo quy cách HTML (loại ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản của World Wide Web), và đưa nó vào trong server intranet. Tất cả được dùng để giới thiệu, trình diễn. Thực ra, bạn có thể đưa các tài liệu văn bản đơn giản đã dùng lâu nay vào máy chủ nếu muốn trình duyệt có thể đọc được nó cũng dễ dàng như một tài liệu HTML. Và nếu bạn có phần mềm tìm kiếm đang chạy trên máy chủ, bạn cũng có thể tìm thấy tài liệu này ngay cả trong trường hợp không có gì liên kết với nó. Bạn sẽ hỏi tại sao phải làm những việc đó? Lý do bằng những việc lưu trữ, tìm kiếm và lấy ra các tài liệu trên server intranet, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu cần thiết cho mọi người - bất kể chúng nằm trên máy nào và ở vị trí nào. Nếu có lỗi trong tài liệu đưa vào máy chủ, bạn có thể sửa ngay, và báo cho nhóm làm việc rằng tài liệu đó đã được thay đổi. Bạn cũng không phải gửi cho mỗi người bản tài liệu bị sửa lem nhem, hoặc chỉ cho họ cách tìm đến tập tin bằng một tên đường dẫn phức tạp, cần dùng đến một nửa số chủng loại phần mềm mà những người nhận không thể nào có được. Thay vào đó, bạn chỉ cần gửi đi mối liên kết với tài liệu - và chỉ bằng một cái nhấn chuột là họ đã có nó. Hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa mọi vấn đề thực sự có ích vào server intranet. Giao cho một số người nào đó nhiệm vụ thường xuyên quét qua toàn mạng intranet để nắm vững những gì đã được gửi vào, và quy định cho họ mỗi tuần phải phát một thông báo bằng thư điện tử để báo lại cho mọi người biết về những thông tin mới. Chẳng hạn, khi một thành viên của nhóm phát triển thông tin gửi bản dự án mới nhất lên server intranet, thì phải làm sao để bảo đảm cho mọi người có liên quan đến dự án đó đều biết cách tìm nó như thế nào. Sau đó, khuyến khích những người này gửi lại cho anh ta những ý kiến và ý tưởng mới của họ về dự án. Bạn có thể đầu tư thêm một máy quét tài liệu cá nhân để các thành viên trong nhóm có thể thường xuyên bổ sung những tài liệu in vào các tập tin intranet. Một điều quan trọng: mỗi người đều phải có một áo khoác riêng cho mình. Mặc áo với nhiều kiểu cách khác nhau bao giờ cũng có ích. Ví dụ, bạn có thể gửi đi một bảng sơ đồ bố trí cán bộ, sơ đồ này sẽ rất cần thiết đối với những nhóm lớn hoặc những tình trạng phức tạp, trong đó các thành viên hay phải đi công tác hoặc thường xuyên liên lạc với nhau từ xa. Trong sơ đồ này, mỗi thành viên đều có một trang chủ (home page) liệt kê những thông tin về bản thân họ như nghề nghiệp, báo cáo cho ai, đang làm việc trên hệ thống nào, số điện thoại, và thời gian biểu. Dĩ nhiên sẽ tốt hơn nếu bổ sung thêm một phần mềm dùng cho máy chủ để sắp xếp những gì mà bạn gửi vào. Nếu bạn có thể lưu trữ các sổ ghi dịch vụ khách hàng trong một cơ sở dữ liệu trực tuyến mà không phải là một loạt những hồ sơ rời, thì bạn sẽ có một hệ thống dễ quản lý hơn. Chúng ta còn có thể làm được gì? Nếu chỉ đầu tư một ít tiền cho phần mềm, đồng thời có đủ thời gian để chuẩn bị và cho nó chạy, thì khối lượng công việc phải làm sẽ rất lớn. Còn nếu bạn có ý định thử làm chút ít công việc lập trình, hoặc có một cộng tác viên có khả năng làm việc đó, thì thế giới thông tin sẽ mở rộng ra trước mặt bạn. Sau đây là một số khả năng. 1. Lấy ngay dữ liệu của những công ty đang hoạt động, như các cơ sở dữ liệu khách hàng và sản phẩm của họ chẳng hạn. Hiện nay có nhiều công cụ cho phép bạn “chôm” những cơ sở dữ liệu có sẵn và đưa vào các máy chủ intranet của bạn (làm việc này đôi khi phải thủ đoạn). 2. Hoàn thiện dịch vụ khách hàng. Bạn có thể mua một số trình ứng dụng đắt tiền và hấp dẫn để nắm bắt một cách thực chất cách giải quyết các yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Nếu không làm được như vậy, bạn hãy ghi lại các cuộc gọi và các giải pháp vào server intranet của mình, đồng thời phải bảo đảm là các hồ sơ đó sẽ được nghiên cứu. Nếu chỉ đơn thuần ghi chép lại, bạn sẽ chỉ được một nguồn tài nguyên không có giá trị lắm để dùng cho việc lập kế hoạch, cho các dự án và các dịch vụ bán hàng. 3. Ghi chép và đánh dấu các thông tin của dự án. Đối với mỗi dự án, hãy thành lập một trang để chứa các thông tin về nhiệm vụ và về tình trạng, đồng thời liên kết các tài liệu có liên quan khác với nó. Điều này sẽ làm cho mạng intranet của bạn tương đương như một cơ sở kiến thức đối với các công việc quá khứ, hiện tại và tương lai. Một lần nữa ở đây, bạn cũng nên có tất cả các loại trình ứng dụng tinh vi về dự án trên intranet, nếu bạn có đủ tiền. 4. Thiết lập hệ thống báo cáo bán hàng. Lưu lại các báo cáo bán hàng, báo cáo đặt hàng và thông tin khách hàng trong mạng intranet của bạn. Trong một số trường hợp, có thể sẽ phải liên kết tài liệu này với các nguồn gốc tin, các bản ghi chép dịch vụ khách hàng, và các thông tin hỗ trợ khác. 5. Thay các mẫu giấy tờ nội bộ. Hiện đang có sẵn quá nhiều các phần mềm công cụ cho phép bạn biên soạn các mẫu giấy tờ đơn giản để thu giữ dữ liệu rồi đưa nó vào thư điện tử hoặc các cơ sở dữ liệu - tất cả đều không cần đến công việc lập trình. 6. Những công cụ thảo luận nhóm đều đang chuyển hướng mạnh, nhằm vào Internet và intranet. Có thể sử dụng những công cụ đó rất tốt cho các nhóm nhỏ, phân tán. 7. Phân phối tin. Bạn có thể để mặc mọi người nếu họ có thì giờ lang thang xung quanh Web và intranet để nhặt tin tức. Hoặc (sẽ tốt hơn nhiều) bạn đưa một số phần mềm lên máy chủ để sưu tập một cách có hệ thống các dữ liệu từ hầu hết các nguồn, và phân phối ra cho tất cả mọi người có liên quan. Trở lại vấn đề chính: Làm cách nào để có một server intranet? Điều này phụ thuộc vào tình hình quản lý cụ thể của tổ chức bạn. Nếu nhóm các hệ thống thông tin của bạn đã có một server intranet đang chạy thì hãy cố thuyết phục họ giúp đỡ. Nếu họ do dự thì hãy nói thêm rằng bạn sẽ không đòi hỏi một sự hỗ trợ phiền phức nào, mà chỉ cần một khoảng trống nào đó để thâm nhập. Cuối cùng, nếu không tìm được sự giúp đỡ từ thế giới các hệ thống thông tin đó, thì bạn phải tự tổ chức và xây dựng lấy một server intranet. Điều này thực tế không khó khăn quá như bạn tưởng. Bạn có thể cho chạy phần mềm server ngay trên hệ thống máy để bàn của một số người nào đó nếu họ có bộ vi xử lý đủ mạnh và bộ nhớ đủ lớn. Nếu có khả năng dành riêng một PC trong mạng làm máy chủ thì tốt nhất, và một PC 486 không cần trang bị thêm là đủ để bắt đầu được rồi. Sau đó là câu hỏi về hệ điều hành và phần mềm server (xem “Danh sách Server Intranet”). Bây giờ thì chỉ còn tổ chức hệ thống và cho chạy, bổ sung đủ mọi trình ứng dụng cần thiết, hướng nó vào phục vụ cho nhóm bạn, và bắt đầu đưa một số nội dung có tác dụng vào. Còn nếu muốn có khả năng gọi ra ngoài cơ quan thì gắn thêm modem, nối vào một tuyến điện thoại, và bắt buộc phải tuân theo một số mật khẩu. Có thực dễ dàng như vậy không? Sự thực là không mấy khó khăn trong việc chuẩn bị chạy một mạng intranet. Chỉ cần bạn hiểu rõ mục đích và tác dụng của intranet và có quyêt tâm làm việc này. Bao giờ cũng như vậy. Nếu nhóm các hệ thống thông tin của bạn thực hiện mạng intranet với mức độ cao, cho nhiều người truy xuất thì có lẽ bạn phải cần đến các công cụ mạnh và mới nhất. Cho đến đây, bạn đã biết rõ mình có thể làm được những gì rồi đó. Chúc may mắn với mạng intranet kín đáo của bạn. Xin mời bạn rời lớp học bằng cửa sau. Chúng tôi sẽ gửi bằng tốt nghiệp cho bạn bằng thư điện tử nếu bạn tiếp xúc với chúng tôi qua một hòm thư nặc danh. Và, xin hoan hô cuộc cách mạng! Danh sách Server Intranet Bạn chỉ có ngân sách hạn chế và không thể thâm nhập vào thế giới các hệ thống thông tin để chia xẻ các trò chơi với họ phải không? Sau đây là cách thức để bắt tay vào xây dựng một mạng intranet cỡ văn phòng lớn. Đầu tiên, hãy chọn một PC có CPU nhanh cỡ 486 trở lên, một bộ điều hợp mạng (network adapter) cùng với một ít cáp nối, bộ nhớ tối thiểu 16MB, và một ổ cứng 500MB trở lên. Đối với hệ thống máy Macintosh, bạn cần có loại tương đương PowerMac 6150/50 với bộ nhớ 16 MB. Phải rồi, bạn còn cần phải có một lời ban phúc từ thế giới các hệ thống thông tin cho phép bổ sung thêm một máy vào mạng. Chú ý, bạn cũng có thể dùng chung máy tính đang hoạt động của ai đó, tuy nhiên bạn sẽ có thể phải tăng thêm bộ nhớ - 32 MB là con số tối thiểu mà bạn cần có trong một hệ máy dùng chung. Đồng thời phải bảo đảm PC của người đó là loại nhanh (Pentium 90 là thấp nhất). Mặt khác, máy chủ này sẽ ngưng phục vụ bất kỳ ai khi nó đang bận tính lại một bảng tính. Thứ hai, hãy cài đặt một hệ điều hành thích hợp, như Windows 95 hoặc Windows NT, NetWare, OS/2, Mac OS, hay Unix, tùy theo sự tiện dụng của bạn. Thứ ba, bổ sung thêm phần mềm Web server (dịch vụ Web). Bạn có nhiều loại để chọn, nhưng nên bắt đầu với loại đơn giản và rẻ tiền nhất. Sau đây là một số loại phần mềm đang có sẵn. - Apache (http://www.apache .org) hoạt động trên nền OS/2 và Unix. Đây là phần mềm được chọn phổ biến nhất cho máy chủ Web trên Internet bởi đó là một thử nghiệm it bảo đảm thành công. Nó có các tính năng rất phong phú và tài liệu tốt (nếu không phải là tài liệu kỹ thuật). Đây là loại phần mềm miễn phí, nhưng không có một sự hỗ trợ nào. - Microsoft Internet Information Server (IIS) (http: //www.microsoft.com), hiện nay đã được kèm với Windows NT 4.0. Đây là một phần mềm server intranet đáng tin cậy và tiện lợi nếu bạn đang dùng NT, đồng thời bạn còn có thể có hỗ trợ. Cũng cần chú ý thêm, Microsoft FrontPage đi kèm với phần mềm máy chủ Web của chính nó, dùng được cho cả Windows 95 lẫn NT. - NetWare Web Server của Novell (http://www.novell .com) giá 995 USD, tốc độ cực nhanh, nhưng cài đặt không dễ dàng. - FastTrack server của Netscape (http :// www.netscape .com) giá 295 USD; có các phiên bản dùng cho Windows 95, NT, và nhiều biến thể khác nhau của Unix. Được thiết kế để dễ cài đặt và sử dụng, chạy rất nhanh, đồng thời còn cho một số tính năng tốt. - Building Your Own WebSite for Windows 95 and NT của O’Reilly and Associates (http://www.ora.com), được bán ra trên đĩa CD-ROM cùng với một số tài liệu tốt nhất. Giá khoảng 59 USD. - WebStar for Macintosh của Quarterdeck (http://www.quarterdeck.com). Đây là một giải pháp hiệu quả cho các máy chủ Macintosh với nhiều tính năng tiên tiến. Giá 895 USD. Công cụ intranet cho chúng ta Có nhiều công cụ intranet khác nhau. Sau đây là một ít trình biên tập trang và các bộ chương trình cơ sở dữ liệu được ưa thích dùng cho intranet. Các trình biên tập trang Web Texture Design của Future Tense 495 USD (http://www.futuretense .com) là một bộ biên tập thượng hạng dùng để làm cho việc giới thiệu nội dung hấp dẫn, khéo léo hơn. Nó đã được mô tả “như là một trình PageMaker dùng cho Web”. FrontPage của Microsoft 149 USD là một bộ biên tập hạng nhất khác với giao diện đồ họa hấp dẫn và có nhiều mẫu, nhiều xảo thuật, và nhiều hình rời để bạn có thể bắt tay vào. Word for Windows 95 cùng với Internet Assistant for Word là một hệ thống biên tập cơ bản thuộc loại có thể chấp nhận được. Word for Windows 97 còn tốt hơn nữa. Narvigator Gold của Netscape 79 USD là một bộ biên tập ở mức độ tập sự, chấp nhận được và có thể bạn đã biết giao diện của nó rồi. HotMetal Pro của SoftQuad 159 USD (htt://www.softquad.com) là một sự chọn lựa tốt cho khuynh hướng nghiêng về kỹ thuật. Các công cụ giống như Microsoft Front Page 2.0 làm cho nó rẻ tiền, dễ dàng và hấp dẫn trong việc tạo nên một site intranet. Các sản phẩm cơ sở dữ liệu Web Cold Fusion của Allaire 495 USD (http://www.allaire.com) là một công cụ phát triển Web khá hoàn hảo. WebFiler của Alpha Software 995 USD (http://www. alphasoftware.com) cho phép những người bình thường có thể xây dựng những cơ sở dữ liệu intranet. Web.dat của Corel 100 USD (http://www.corel.com) dùng rất tốt cho việc thông dịch các cơ sở dữ liệu đang có để dùng cho intranet. Intra Builder Professional của Borland 500 USD có cùng công dụng như trên, những gói phần mềm này có mức độ cao cấp hơn. Các công cụ giống như Microsoft FrontPage 2.0 làm cho nó rẻ tiền, dễ dàng và hấp dẫn trong việc tạo nên một site intranet. (Xem “Danh sách Server Intranet” để biết những địa chỉ URL không liệt kê ở đây). 5 điều nên và không nên đối với intranet Nên làm 1. Đưa những tài liệu có ích lên mạng intranet của bạn. Mạng intranet càng liên quan đến công việc của mọi người thì họ càng sử dụng nó nhiều hơn. 2. Bắt đầu từ đơn giản. Các công nghệ intranet không khó hơn các công nghệ PC, nhưng nếu không bắt đầu từ thấp đến cao, bạn sẽ chết ngập trong quá tải. 3. Duy trì chi phí thấp. Một khi tất cả đều hoạt động, bạn rất có thể thu được nhiều lợi hơn. 4. Làm cho mọi người để hết tâm trí vào. Bí quyết thành công của một mạng intranet là đóng góp của toàn nhóm. 5. Làm cho nó trở nên đáng yêu. ít nhất cũng phải đưa một số đồ họa và hình ảnh vào trang chủ của mạng intranet. Không nên làm 1. Đừng bị chôn vùi trong những vấn đề kỹ thuật. Rất dễ bị mắc bẫy trong mớ các xảo thuật Web hào nhoáng, và đó cũng là nơi tiêu hủy không thương tiếc một khối lượng lớn thời gian và sức lực của bạn. 2. Không cưỡng bức nhân viên của bạn phải sử dụng intranet. Hãy thu hút họ bằng khuyến khích động viên, không phải bằng đe dọa. 3. Đừng hạn chế những gì mà nhân viên của bạn có thể đưa lên intranet, ngoại trừ những vấn đề dung tục và vi phạm quy chế công ty. 4. Đừng lo lắng đến việc bỏ bớt đồ họa. Mạng nội bộ của bạn sẽ không bị chậm đi bao nhiêu trừ phi phải chở đến 10 MB hình ảnh. 5. Không thông báo cho những hệ thống thông tin khác quá sớm.