Việc sử dụng thư điện tử tiếp tục tăng nhưng đã xuất hiện những ý kiến cho rằng sự phổ dụng của nó sẽ giảm nhanh nếu không có những biện pháp cần thiết để đảm bảo khả năng truy cập, sự thuận tiện và an ninh.

Theo nghiên cứu của hãng dịch vụ công nghệ Star (Anh), e-mail vẫn được coi là công cụ “rất quan trọng” đối với các doanh nghiệp ở nước này với 82% số người được hỏi tỏ ý ủng hộ thư điện tử. Tuy nhiên, nhiều người đang ngày một bất mãn với tệ thư rác và nỗi đau đầu trong việc quản lý lưu trữ và bảo mật. Điều đó có nghĩa là nếu những vấn đề như spam không được kiểm soát, e-mail sẽ chứng kiến một cuộc “đại di tản” người sử dụng nó sang các ứng dụng khác, đáng chú ý nhất là nhắn tin nhanh IM.

Dan Scobie, Giám đốc công nghệ chiến lược của Star, nói: “Spam là bằng chứng cô đọng của rất nhiều vấn đề xung quanh e-mail. Tuy nhiên, tôi không cho rằng đã đến lúc mọi người thực sự sẽ chuyển sang dùng thứ khác”. Mặc dù vậy, Scobie đồng ý rằng những dịch vụ quản lý e-mail đang xuất hiện trên thị trường, chẳng hạn như On Demand Mail Collaboration của Star, đang tỏ ra rất thành công bởi thư điện tử đã trở thành một phần việc nặng nề mà mỗi doanh nghiệp phải xử lý hằng ngày.

Không tán đồng ý kiến cho rằng các công ty sẽ sớm ngả sang những công cụ khác thay thế cho e-mail, Scobie nói: “Nhắn tin IM có rất nhiều tiềm năng và nên được khai thác nhiều hơn. Nhưng tôi nghĩ chúng ta cần phải đánh giá hết độ chín muồi của công nghệ này, nhất là trên khía cạnh bảo mật ”.

Hiện có khá nhiều người tin rằng e-mail cuối cùng sẽ bị IM vượt qua, đặc biệt nếu các dịch vụ nhắn tin nhanh trong doanh nghiệp có an ninh tốt sẽ hứa hẹn một phương thức ngăn chặn spam và giảm bớt nỗi đau đầu cho các nhà quản lý.

Theo khảo sát của hãng dịch vụ IM FaceTime, 26% các công ty ở London cho rằng, đến năm 2008, IM sẽ thay thế e-mail trong vài trò công cụ liên lạc phổ biến nhất. 38% số doanh nghiệp nước này hiện đã cho phép nhân viên truy cập hệ thống IM của công ty cả từ bên trong lẫn bên ngoài cơ quan.

Ken Charman, Giám đốc phụ trách IM của FaceTime, phát biểu: “E-mail có ảnh hưởng rất lớn nhưng vấn đề quản lý, tính hiệu quả và cách mà mọi người có thể giao tiếp qua công cụ này cũng có nghĩa là nó không còn đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp. Nhiều công ty đã mất kiên nhẫn với e-mail và họ đang nhận ra rằng công cụ IM làm tăng năng năng suất lao động”.