Đầu tháng 5 vừa qua Yahoo Mail đã nâng cấp server, cung cấp cho các đối tượng dùng miễn phí nhiều tính năng mới cũng như tăng dung lượng của hộp thư từ 250 MB lên 1GB. Trong khi đó, dịch vụ lưu trữ Yahoo Briefcase lại vẫn chỉ cho phép lưu tối đa 30 MB dữ liệu. Thế thì tại sao bạn không lại tận dụng dung lượng khổng lồ 1 Gb của Yahoo! Mail để làm nơi lưu trữ trực tuyến như một Yahoo Briefcase thứ hai.

Hiện nay mạng ADSL đã trở nên phổ biến ở mọi nơi và khá quen thuộc, việc tải dữ liệu lên mạng để lưu trữ và tải xuống để sử dụng khi cần thiết rất thuận lợi. Đồng thời, bạn cũng có thể tạo album nhạc trực tuyến để thưởng thức những bài nhạc yêu thích của mình ở mọi lúc, mọi nơi miễn là có kết nối Internet.

Giải pháp này có thể giải thích một cách ngắn gọn như sau: Chúng ta sẽ đính kèm tệp dữ liệu cần lưu trữ (Yahoo!Mail cho phép đính kèm tới 5 tệp dữ liệu cho một lần) sau đó gửi vào hộp thư của chính mình và cơ chế bộ lọc sẽ phân loại tệp dữ liệu, đưa chúng vào các thư mục phù hợp đã được thiết lập trước.

Một số ưu điểm khi dùng Yahoo!Mail để lưu trữ thay vì dùng Yahoo Briefcase truyền thống:

+ Có dung lượng khá nhiều (1GB), lớn hơn gấp 30 lần Yahoo Briefcase
+ Tốc độ tải dữ liệu lên nhanh hơn và độ lớn của tệp có thể tải lên cũng cao hơn.
+ Có tích hợp chức năng tìm kiếm nhanh (Search Mail)
+ Cho phép khả năng ghi chú cho những tệp lưu trữ
+ Chuyển tài liệu cho bạn bè hay người thân một cách nhanh chóng qua lệnh Forward vì mỗi một tệp hay một nhóm tệp dữ liệu (tối là 5 tệp dữ liệu cùng một nhóm) nằm trong một email như các email thông thường khác.
+ Với những tệp dữ liệu có định dạng là *.mp3, *.wav, *.wma thì bạn cũng có thể thưởng thức nhạc trực tuyến với những bài hát yêu thích mà bạn đưa lên lưu trữ vì Yahoo sẽ hào phóng mở thêm một cửa sổ bên cạnh email của bạn và tự động phát nhạc cho bạn nghe.

Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Tạo thư mục và thiết lập cơ chế phân loại

Trước tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản Yahoo!Mail của mình sau đó tạo các thư mục (Folder) mới theo từng chủ đề như My Document, My Game, My Music, My Software… để chứa các dữ liệu cần lưu trữ (chính xác là để chứa các mail có đính kèm tệp dữ liệu). Theo kinh nghiệm của tôi bạn nên phân loại theo từng chủ đề như trên để tiện cho việc quản lý và sử dụng sau này. Bạn bắt đầu bằng cách nhấp vào chữ Add ở mục Folder chứa mail chính thức của hộp thư (bên trái màn hình Yahoo! Mail) và điền các thông tin của thư mục cần tạo. Sau khi tạo xong Folder mới bạn cần thiết lập cơ chế bộ lọc cho việc lưu trữ bằng cách nhấp vào tùy chọn Option/ Filter và sau đó nhấp chọn Add để tạo một bộ lọc mail. Lúc này trang Add Message Filter xuất hiện, bạn điền tên cho bộ lọc ở ô Filter Name và tiếp tục trong mục Subject bạn đánh dấu kiểm vào ô Match Case và bạn gõ từ khóa cho mục này. Sau đó, trong mục Move the message to bạn chọn đến thư mục đã thiết lập ở lúc đầu và nhấn Add Filter để kết thúc việc tạo một bộ lọc. Tất cả email sau này nếu chủ đề (subject) có chứa từ khóa đã xác định như trên sẽ được chuyển vào thư mục định sẵn này. Ví dụ: Tôi gõ từ khóa là “Vanban” và chọn thư mục lưu trữ là “My Document”. Bạn thực hiện tương tự như trên để tạo thêm các bộ lọc mới để chuyển dữ liệu tới các thư mục tương ứng trong hộp thư của mình.

Bước 2: Đưa tư liệu lưu trữ lên Yahoo!Mail

Để đưa tài liệu lên lưu trữ bạn thực hiện tương tự như việc soạn thảo gởi email bình thường, mà chỉ có khác ở địa chỉ gửi đến (“To”) chính là địa chỉ email của bạn. Mục Subject bạn điền từ khóa phân loại cho tài liệu, sau đó tới một khoảng trắng và tên của tệp dữ liệu (Chẳng hạn ở ví dụ trên tôi có thể gõ trong mục Subject như sau: “Vanban BaivietcongtacchobaoBCVTsothang6”). Sau đó bạn nhấp Attach File và chọn tệp dữ liệu cần lưu trữ và nếu cần thiết có thể ghi thêm vài dòng ghi chú trong email rồi nhấn Send (Hình 3). Như vậy email chứa tư liệu này sẽ được cơ chế bộ lọc phân loại vào tương ứng trên Yahoo!Mail. Tóm lại với giải pháp này bạn đã tạo cho thêm cho riêng mình một Yahoo Briefcase thứ hai với dung lượng 1 GB tha hồ mà lưu trữ tài liệu.

Chúc bạn khai thác có hiệu quả không giai lưu trữ dường như vô hạn này của Yahoo để phục vụ cho công việc của mình.

Nguyễn Minh Luân – Nguyễn Thị Bích Nhung
(CLB Tin Học NIT – Trường ĐH Công Nghiệp TP. Hồ Chí Minh)
Email: luan_nguyenvn@yahoo.com