Email đã quá quen thuộc với giới sử dụng máy tính, đôi khi có người lại cho rằng hầu như chúng ta không thể sống nếu thiếu thư điện tử... Có lẽ là vậy, tuy nhiên để gửi và nhận thư vẫn chưa đủ, bạn cũng cần phải biết sử dụng email như thế nào để có được hiệu quả, sự tiện dụng cũng như an toàn. Sau đây bài viết xin nêu một vài cách thức giúp bạn thực hiện điều này.

"Lọc" thư rác spam

Có lẽ bạn cũng như đa số người sử dụng email, không thể tránh khỏi một lần nhận được các bức thư quảng cáo (spam) về thuốc, sản phẩm, hoặc các thông tin không được tốt lắm... Tuy nhiên để tránh được các bức thư này không phải là điều đơn giản. Hiện các dịch vụ mail như Yahoo và Hotmail, hoặc các tiện ích mail client như Outlook, Eudora 6 ... có cung cấp các "bộ lọc" spam cho người sử dụng.

Giữ "sạch" hộp thư inbox

Giữ quá nhiều thư cũ trong hộp in-box đôi khi sẽ khiến cho các mail client khởi động rất chậm, và thậm chí đứng máy. Hơn nữa, nếu phải tìm một thông tin nào đó được chứa trong một bức thư giữa hàng trăm bức thư thì quả là ngán ngẩm. Để đơn giản, bạn nên xóa bớt các email không cần thiết sau khi đọc, tạo các hộp thư riêng để chứa các bức thư ở các chủ đề khác nhau nhằm tiện cho việc tìm kiếm... Một vài trình mail client như Outlook Express cho phép bạn lọc thư và bỏ chúng vào đúng hộp thư mà bạn đã tạo.

Tắt bỏ cửa sổ Preview

Outlook, Outlook Express 6, Eudora 6 và Netscape Mail 7 đều mở sẵn một cửa sổ mặc định để bạn xem trước thư. Tuy nhiên, nếu bức thư là các spam, có chứa một đoạn code nhỏ sẽ tự động gửi về máy đã phát tán các bức spam này, và do đó khi bạn xem qua thư thì bạn đã đồng ý với việc phải nhận thêm nhiều spam khác.

Bạn có thể kết thúc điều này trong Outlook Express bằng cách vào ViewLayout; Eudora thì vào ToolsOptionsViewing Mail; với Netscape 7 thì là View Show,Hide Message Pane. Đối với người dùng Outlook thì có thể bật tắt cửa sổ này bằng View hoặc Preview Pane.

Tạo danh sách email

Có lẽ bạn không muốn phải thường xuyên nhập đi nhập lại cả chục địa chỉ email mỗi khi muốn gửi thư cho một nhóm người mà bạn quen biết ? Cách đơn giản để làm điều này là bạn hãy tạo 1 tên đại diện cho một nhóm người nhận, và chỉ cần đánh vào tên này mỗi khi gửi thì tất cả đều sẽ thấy được email của bạn. Để thực hiện điều này trong Outlook Express, bạn mở sổ địa chỉ, chọn FileNewGroup (trong Outlook nó có tên là Distribution List); còn với Netscape Mail, thì bạn vào WindowAddress BookNew List.

Quét virus trong thư

Bạn không nên mở hoặc chạy các file đính kèm trong các bức thư mà mình nhận được mà không rõ nguồn gốc, hoặc thậm chí cả khi bạn biết người gửi là ai. Vì đơn giản chúng có thể chứa virus, trojan ... có thể khiến cho hệ thống của bạn hoàn toàn sụp đổ. Cách đơn giản nhất là bạn hãy liên lạc với người gửi xem họ đã gửi đến bạn những gì, hoặc thiết lập các trình anti-virus tự động quét các bức thư nhận được cũng như gửi đi của bạn.

Gửi file kích thước lớn

Bạn muốn gửi bức thư có kích thước hơn 20MB, tuy nhiên các nhà cung cấp Internet (ISP) lại thường chỉ cho phép giới hạn tối đa từ 5-10MB, và do đó nó sẽ bỏ bớt phần dung lượng bị dư ra. Dù vậy, bạn vẫn có một vài lựa chọn khác. Như việc bạn có thể lưu file trên Web và nhắn người nhận đến tải chúng về. Hiện Yahoo và Hotmail cho phép bạn lưu trữ khoảng 30MB dữ liệu trực tuyến trên site của họ.

Kiểm tra thư qua Web

Bạn không cần phải ngồi tại PC của mình mới có thể xem thư được. Đa số các nhà cung cấp dịch vụ Internet ngày nay đều cho phép người dùng lựa chọn Web-mail, vốn có thể giúp bạn truy cập hộp thư từ bất cứ máy tính nào nối mạng. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyển tiếp thư (forwarding) trong các tài khoản của Hotmail hoặc Yahoo (có tính phí).

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tải mail bằng POP3 hoặc IMAP hoàn toàn miễn phí bằng Mail2Web. Việc đơn giản mà bạn cần làm là truy cật site này, nhập vào địa chỉ email, password và tên của server email mà bạn sử dụng. Với dịch vụ này, bạn cũng có thể trả lời thư, gửi thư mới với file đính kèm... Lưu ý rằng nếu bạn muốn lưu lại bức thư đã gửi thì hãy chọn mục "Send a copy to myself" trong Mail2Web.