Có một cô thư ký giọng ngọt ngào nhắc nhở các cuộc hẹn, điện thoại thì công việc ắt sẽ trôi chảy. Nếu không, bạn có thể dùng những bản nhạc yêu thích có trong các thiết bị điện tử cầm tay nhỏ gọn.

Rất nhiều người tự tin mình có thể giải quyết dễ dàng mọi chuyện vào đầu tuần nhưng lại còn hàng núi công việc chưa giải quyết vào cuối tuần. Chiếc máy nhỏ gọn cầm tay (Pocket PC hay PDA) không tạo nên thời gian cho bạn nhưng nó giúp bạn sử dụng thời gian có hiệu quả hơn. Không chỉ tổ chức và lưu trữ các kế hoạch, nó còn giúp bạn theo dõi các công việc cần làm và đảm bảo bạn không quên các sự kiện quan trọng.

Thiết lập một số tuỳ chọn ban đầu

Có một chiếc PDA nhỏ gọn, điệu đàng cũng không "thiệt" hơn việc phải thuê một cô thư ký thật.

Để tránh những sai lệch bất ngờ do sự khác biệt về các quy ước cũng như thói quen, bạn nên xem lại và thiết lập các thông số hoạt động cho chương trình. Để hiệu chỉnh các thuộc tính cho trình lịch công tác (Calendar), trước tiên bạn mở nó từ menu Start, chọn Calendar. Cách khác là bạn nhấn nút Calendar ngay trên thân máy. Khi trình lịch công tác đã mở, bạn chọn menu Tools ở đáy màn hình rồi chọn mục Options.

Trước tiên bạn cần định nghĩa ngày đầu tuần, chương trình chỉ cho phép bạn chọn Chủ nhật (Sunday) hoặc thứ hai (Monday) làm ngày đầu tuần. Bạn chọn giá trị này bằng cách nhấp bút vào hộp lựa chọn ở cạnh dòng "1st day of week:".

Tiếp đến, bạn cần chọn lựa số ngày trong tuần ở Week view. Khái niệm tuần ở đây là "tuần làm việc" nên tuỳ theo đặc thù ở cơ quan bạn mà nó có thể là 5, 6 hay 7 ngày. Nếu bạn chọn giá trị khác 7 ngày cho một tuần thì các "ngày nghỉ" sẽ không được hiển thị trên lịch công tác. Lưu ý là ngày nghỉ sẽ được tính dựa trên ngày đầu tuần và số ngày trong tuần.
 
Ngoài thiết lập về ngày đầu tuần, bạn cần có những thiết lập khác như cột mốc giờ, số thứ tự của tuần, một tính năng cần thiết khi làm các dự án dài. Thông thường một lịch công tác sẽ có các cột mốc thời gian chẵn giờ kiểu như "họp từ 7g sáng đến 9g sáng". Nếu bạn muốn sử dụng cột mốc nửa giờ như "đi ăn trưa với đối tác A vào lúc 12g30" thì bạn nhấn chọn hộp kiểm Show half hour slots. Bạn chọn mục Show week numbers để hiển thị số thứ tự của tuần.

Sau khi hoàn tất các thiết lập tại tab General này, bạn chuyển qua tab Appointments. Đây là thiết lập quan trọng nhất mà bạn cần đảm bảo đã chọn nó để được nhắc nhở khi có cuộc hẹn mới - "Set reminders for new items". Khi bạn đánh dấu chọn vào hộp kiểm này thì hai hộp chọn lựa ngay bên dưới sẽ được bật lên cho phép bạn thiết lập thời gian đưa ra cảnh báo trước khi diễn ra sự kiện (một hộp thoại cảnh báo sẽ bật ra khi đến công tác).

Hộp chọn lựa bên phải cho phép bạn chọn đơn vị thời gian theo phút, giờ, ngày hoặc tuần.

Tiếp đến là phần chọn các biểu tượng mà bạn muốn hiển thị kèm các sự kiện. Các biểu tượng sẽ bổ sung thông tin cho cuộc hẹn như Reminders (sự kiện này có đặt nhắc nhở); Recurring appointments dành cho sự kiện có tính chu kỳ; Notes để ghi ghi chú đính kèm; địa điểm (location); mức ưu tiên (Attendee). Với sự kiện có tính riêng tư, bạn chọn thuộc tính Private để nó không bị đồng bộ hoá với các thiết bị khác.

Bổ sung lịch công tác

Mở trình lịch công tác, chọn New từ thanh menu tại đáy màn hình, màn hình tạo sự kiện mới sẽ xuất hiện. Trước tiên, bạn cần chọn một chủ đề (Subject) cho công tác này. Windows Mobile hỗ trợ sẵn một số loại công tác cơ bản như: gặp mặt (Meet with), ăn trưa (Lunch), ăn tối (Dinner), thăm viếng (Visit)... Bạn nên sử dụng kết hợp các từ điền sẵn này với tên đối tác để dễ nhận biết sự kiện.

Bạn cần phải điền các thông tin liên quan như địa điểm, thời gian bắt đầu (start), thời gian kết thúc, chu kỳ xảy ra (nếu có). Nếu không có tính chu kỳ, bạn chọn một lần (once). Bạn phải đặt chế độ nhắc nhở, thời gian nhắc nhở cho phù hợp với từng sự kiện. Chẳng hạn cuộc họp ở ngay cơ quan thì chỉ việc chọn thời gian nhắc trước khi xảy ra khoảng 10 phút là được... Xác định tính riêng tư được đặt ở Sensity.