Phần 1: Giới thiệu

Một lá thư luôn có hai phần:

- Phần content: Chứa nội dung thư.

- Phần header (tiêu đề thư) chứa các thông tin về lá thư như: from, to, cc, subject, size, priority, date,...

Vì một email có thể cùng lúc gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau nên chúng ta cần phân biệt:

To: Dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận trực tiếp nội dung thư.

CC: Là chữ viết tắt của carbon copy, ta dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận bản tham khảo, bản báo cáo, bản sao lưu,...

BCC: Là chữ viết tắt của blind carbon copy. Ta nhập địa chỉ mail của những người nhận bí mật, những người mà người gửi không muốn người trong To và CC biết. Đồng thời còn báo cho người bí mật này biết ta đã gửi cho những ai.

Subject: Là một câu tóm lược nội dung thư (giống như trong thư tay người ta viết ngoài bao thư: Thư mời họp, Bản hợp đồng,... giúp người nhận khi nhận về hàng loạt thư thì không cần phải xem hết nội dung từng lá thư mới biết thư nói gì.

Priority: Độ ưu tiên xem thư. Nếu là high: Thư khẩn (có dấu chấm than đỏ) phải xem và xử lý liền sau khi tải về máy; normal: thư thường; low: thư xem khi rảnh (có mũi tên hướng xuống màu xanh).

Trong các phần trên thì To và CC rất dễ bị lẫn lộn nên chúng ta hãy xem ví dụ sau:

Có một cô gái được hai chàng trai cùng yêu. Đến ngày 14-2 cô gái phải lên tiếng như sau. Chúng ta phân biệt 3 trường hợp sau đây:

- Trường hợp 1: Cô ấy soạn một email có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi gửi đến To: a@domain.com; CC: b@anotherdomain.com.

Ý của email này: Đây là ba mặt một lời vì A và B đều nhận thư có nội dung giống y hệt nhau. Trong đó cô ấy nói với hai người là mình đã yêu anh A và báo cho anh B biết cô ấy đã yêu A rồi, anh đừng lộn xộn nữa!

- Trường hợp 2: Cô ấy soạn hai email có cùng nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu”. Thư thứ nhất To: A, thư thứ hai To: B. Ý của việc gửi thư này là cô ta đang bắt cá hai tay. (Chắc cô ta chưa tự tin nên mới làm vậy, chứ nếu như người khác thì một tay cô ấy có thể bắt hai, ba cá!).

- Trường hợp 3: Cô ấy soạn một lá thư có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi To: A, B.

Ý của việc gửi thư này là cô ấy gọi hai anh lại rồi nhìn anh A nói rằng: “Anh A ơi, em thấy yêu anh”, rồi quay qua anh B cũng nói: “Còn anh, em cũng thấy yêu anh”. Nói chung thì anh nào cô ấy cũng yêu. Thôi thì anh nào tấn công tốc độ thì em sẽ nghiêng qua anh đó!

Để sử dụng dịch vụ email, bạn phải đăng ký một hộp thư ở một nhà cung cấp dịch vụ email (NCCDVE) nào đó. Ví dụ như: yahoo.com, gmail.com, hcm.vnn.vn, hcmc.netnam.vn. Sau khi đăng ký xong bạn sẽ có địa chỉ email của hộp thư là: Tên hộp thư @ tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ: chieutim@hcmc.netnam.vn.

Để truy cập đến hộp thư này các bạn cần phải có phần mềm thích hợp được gọi là email client. Tùy theo thỏa thuận giữa người dùng và NCCDVE mà người dùng có thể truy cập bằng chương trình Internet Explorer (cách này người ta gọi là web mail, truy cập thông qua HTTP: Hyper Text Transfer Protocol) hay bằng OE (cách này người ta gọi là POP Mail: Khi nhận người ta nhận bằng Post Office Protocol, khi gửi, gửi bằng SMTP: Simple Mail Transfer Protocol).