Tính năng được nhắc đến nhiều nhất của Microsoft Office 2003 là khả năng đọc và tạo ra các tài liệu XML của nó. Tính năng này về cơ bản cho phép chuyển và nhập dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm được. Word có thể là một chương trình tuyệt vời để tạo ra các bản sơ yếu lý lịch, nhưng nếu bạn có hàng trăm bản sơ yếu lý lịch được lưu trữ ở định dạng Word, Word sẽ không giúp bạn tìm thấy tất cả các bản lý lịch liệt kê các ứng viên biết tiếng Tây Ban Nha và lập trình C++. Nhưng nếu bạn chuyển đổi tất cả những bản lý lịch này từ định dạng Word sang XML, bạn có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu để sục vào tập tin XML đó để tìm những thông tin mà bạn cần. Thật không may, Phiên bản chuẩn của Microsoft Office 2003 lại thiếu tính năng XML quan trọng này. Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng XML, bạn sẽ phải mua phiên bản Professional đắt hơn nhiều.

Những tiến hoá của bộ Office

Bên cạnh khả năng XML, những cải tiến lớn nhất của Microsoft Office 2003 hầu hết là mang tính tiến hoá hơn là mang tính cách mạng. Word, Excel và PowerPoint bổ sung một tính năng Nghiên cứu (Research) đặc biệt để tìm kiếm qua các cuốn sách tham khảo chẳng hạn như một từ điển thông dụng hoặc một từ điển đồng nghĩa, các Web site tham khảo chẳng hạn như thư viện điện tử và MSN Search, hoặc các Web site tài chính và kinh doanh chẳng hạn như mô tả về công ty Gale và MSN Money Stock Quote. Tất nhiên, để tận dụng đầy đủ lợi thế của những tham khảo này và các web site kinh doanh, bạn cần một kết nối Internet nhanh; một kết nối quay số sẽ làm cho tính năng này chậm và chán ngắt khi sử dụng thường xuyên.

Word cho ra mắt một số mẹo mới trong phiên bản Office này. Để làm cho việc đọc dễ dàng hơn, Word cung cấp một lệnh có tên là Reading Layout. Lệnh này hiển thị các trang theo kiểu trang nọ nằm bên cạnh trang kia để bạn có thể nhìn được diện mạo của các trang trong một quyển sách. Tính năng này làm cho việc đọc và sửa những tài liệu dài trở nên dễ dàng hơn nhiều bởi vì bạn không phải cuộn lên và xuống nhiều để xem từng khoảng văn bản. Và trong trường hợp bạn cần cộng tác với những người khác, Word có thể hạn chế những thay đổi về mặt định dạng và sửa chữa. Bằng cách này, bạn có thể cho người khác quyền bổ sung các bình luận vào tài liệu của bạn nhưng không sửa đổi bất cứ thứ gì của văn bản hiện có.

Ngoài một cách tính độ lệch chuẩn mới, tính năng mới dễ nhận thấy nhất của Excel cho phép nhiều người cộng tác với nhau trên một bảng tính Excel duy nhất, chỉ cần là họ sử dụng Windows SharePoint Services. Bằng cách sử dụng tính năng này, những người làm công việc bán hàng có thể theo dõi kết quả bán hàng của họ trong tháng, tổng hợp số liệu của họ vào một bảng tính Excel và sau đó xem kết quả bán hàng của toàn công ty ngay lập tức.

Để bổ sung cho khả năng kiểm tra chính tả của nó, PowerPoint bây giờ đã bao gồm một từ điển đồng nghĩa bên cạnh tính năng Research để tìm kiếm các Web site tham khảo mà chúng tôi đã đề cập ở trên. Nếu bạn thực hiện một bản trình bày có sử dụng máy tính bảng, PowerPoint cũng cho phép vẽ và viết trực tiếp trên một slide (tờ chiếu), vì vậy bạn có thể nêu bật một điểm hoặc viết thêm các ghi chú bổ sung.

Chương trình được cải tiến nhiều nhất là Outlook. Chương trình này cho ra mắt một giao diện người dùng mới hiển thị các ô theo chiều dọc để bạn có thể đọc được nhiều nội dung thư hơn mà không phải cuộn xuống. Quan trọng hơn đó là khả năng lọc spam (thư điện tử không mời) và chặn các sâu Web (Web bug) của Outlook vốn là những hình ảnh đơn điểm ảnh. Khi bạn đọc một thư bị sa vào bẫy của một Web bug, Web bug đó sẽ cố kết nối với một máy chủ vốn có thể xác nhận rằng địa chỉ thư điện tử của bạn là hợp lệ. Bằng việc chặn các Web bug khỏi việc giao tiếp với một máy chủ từ xa qua Internet, Outlook ngăn không cho các Web bug xác nhận địa chỉ thư điện tử của bạn với những kẻ gửi spam trong tương lai. Outlook cũng có các thiết lập cho phép bạn lọc thư rác và tạo ra một danh sách các địa chỉ thư điện tử của những kẻ gửi spam đã biết và một danh sách những người gửi thư điện tử tin cậy.

Bạn thấy đấy, liệu Microsoft Office 2003 có giành cho tất cả mọi người không? Bạn sẽ không mắc phải sai lầm khi mua Microsoft Office 2003 nhưng bạn cũng không thể không suy nghĩ về mức giá quá cao, sự phức tạp với rất nhiều tính năng và sự thiếu vắng các tính năng thiết yếu cho những người dùng đơn lẻ của nó.