Để giúp các khách hàng khai thác tốt hơn các sản phẩm của Microsoft, chúng tôi đăng tải tại đây các mẹo nhỏ để có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức khi làm việc và dành các thời gian đó cho công việc sáng tạo. Hy vọng quý vị sẽ tìm thấy những mẹo phù hợp với công việc của mình.

Xin lưu ý là mặc dù các phiên bản sản phẩm ở đây là phiên bản mới nhất, tuy nhiên một số mẹo vẫn có thể sử dụng được với các phiên bản trước đây của dòng sản phẩm.

• Microsoft Office PowerPoint 2003

• Microsoft Office Word 2003

• Microsoft Office Excel 2003

• Microsoft Office Outlook 2003

• Windows XP

Các sản phẩm Office & Windows

PowerPoint 2003

• Tạo một Mục lục cho cho một Bài trình diễn dạng PowerPoint:

Để có thể tạo ra được một mục lục (danh mục các Slide - Trang Chiếu) dựa trên Tiêu đề (Title) của các trang trong một bài trình bày, có thể theo các bước sau:

1. Từ menu View, chọn Slide Sorter để xem được toàn bộ các slide

2. Chọn các slide: Ấn giữ phím CTRL trong khi bấm phím trái chuột vào các slide muốn sử dụng Tiêu đề trong Mục lục

3. Bấm vào nút Summary Slide trên thanh công cụ để tạo ra một slide mới. Đó chính là Mục lục của Bài trình diễn

Word 2003

• Chọn nhiều đoạn văn bản nằm cách nhau trong Word:

Để có thể chọn được nhiều đoạn văn bản nằm cách nhau trong Word, hãy bấm chuột để chọn đoạn đầu tiên như bình thường, sau đó ấn và giữ phím CTRL trong khi dùng chuột chọn các đoạn khác

• Hiện thanh công cụ Đếm số từ trong tài liệu:

Để hiện thanh công cụ đếm số từ trong một tài liệu, vào menu View, chọn Toolbars sau đó Word Count. Có thể dùng chuột để chọn đọan văn bản bạn muốn đếm số từ sau đó bấm vào nut Recount.

• Các phím tắt dùng bàn phím:

Để liệt kê các phím tắt của bàn phím, hãy tìm theo từ khóa "keyboard shortcuts" trong màn hình trợ giúp của Word. Một danh sách các phím tắt cho phép tiết kiệm thời gian sẽ hiện ra. Dưới đây là danh sách cô đọng chứa các phím được dùng nhiều nhất

Di chuyển con trỏ trong tài liệu

Về đầu tài liệu CTRL + Home	Về đầu dòng Home
Về cuối tài liệu CTRL + End	Về cuối dòng  End
Về đoạn văn bản được soạn thảo gần nhất Shift+F5	Hiện hộp thoại Go To CTRL+G

Chọn văn bản

Chọn cả văn bản CTRL+A hoặc nháy chuột 3 lần vào lề trái tài liệu

Chọn một phân đoạn văn bản, nháy chuột 3 lần vào phân đoạn văn bản đó

Chọn một dòng: Nháy chuột khi để chuột bên lề trái lúc con trỏ chuột biến đổi thành màu trắng

Chọn một từ: Nháy kép chuột vào từ đó

Chọn các đoạn văn bản có cùng định dạng: Bấm phím phải chuột và chọn Select Text with Similar Formatting

Định dạng

Đậm  CTRL+B	Tăng kích thước phông CTRL+]
Nghiêng CTRL+I	Giảm kích thước chữ CTRL+[
Gạch dưới  CTRL+U	Chuyển chữ Hoa-Thường SHIFT+F3
Gạch dưới kép CTRL+2	Chỉ số trên CTRL+SHIFT+=
Gạch dưới đơn CTRL+1	Chỉ số dưới CTRL+=
Cách dòng 1½ CTRL+5	Giãn dòng trên CTRL+0
Cóp định dạng CTRL+SHIFT+C	Dán định dạng CTRL+SHIFT+V
Xóa định dạng chữ CTRL+spacebar	Xóa định dạng phân đoạn CTRL+Q

Linh tinh

Cóp CTRL+C	Cắt CTRL+X
Dán CTRL+V	Lặp lại hành động cuối F4
Hiện/Ẩn CTRL+SHIFT+8	Chèn ngày Alt SHIFT+D
Undo  CTRL+Z	Ngắt trang CTRL+Enter
Ngắt dòng SHIFT+Enter	Hiện định dạng SHIFT+F1
Chuyển Move paragraph up  Alt+SHIFT+­	Chuyển phân đoạn xuống dưới Alt+SHIFT+¯

Excel 2003

• Đếm số từ trong một ô (cell)
  Bạn có thể đếm số từ trong một ô bằng cách sử dụng công thức sau đây:
  
  =IF(LEN(TRIM(A1))=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(A1," ",""))+1)
  
  Trong ví dụ trên đây, ô A1 chứa đoạn văn bản "Have a nice day!" và ô A2 chứa công thức này. Công thức này sẽ trả lại giá trị là 4 tính theo số lượng từ được phân cách bởi dấu cách.

• Đếm số từ trong một trang tính
  Cách đơn giản nhất để đếm số từ trong một trang tính (worksheet) là cóp nội dung hoặc xuất sang Microsoft Word và sử dụng tính năng Word Count.

• Định dạng các ô để khi xem các ô chứa số, giá trị của số giảm đi 1000 lần
  Khi cần định dạng các ô chứa số, nếu muốn cho các ô đó thể hiện giá trị giảm đi 1000 lần mà không ảnh hưởng đến giá trị thật, chúng ta làm như sau:
  
  Bấm chuột phải vào ô cần định dạng, chọn Format Cell..., sau đó trong thẻ Number, chọn kiểu trong danh sách Category là Custom. Cắt và dán nội dung sau đây vào mục Type rồi bấm OK để xác nhận.
  
  #,##0,;(#,##0,);"-"
  
  Trong trường hợp này, khi ta nhập vào 1,000,000.00, giá trị thể hiện sẽ là 1,000.00

OutLook 2003

• Tạo chữ ký (Signature) cho Email gửi bằng Outlook
  Người dùng Outlook có thể tạo ra các chữ ký rất ấn tượng được chèn tự động vào bên dưới mỗi email được gửi đi. Chữ ký đó sẽ cho phép tiết kiệm công sức mỗi khi soạn thảo e-mail không phải gõ lại tên, chức danh hoặc các thông tin cá nhân khác. Từ phiên bản Outlook 2002 trở đi, người sử dụng có thể đưa nhiều chữ ký khác nhau vào trong thư viện chữ ký để tiện dùng cho nhiều loại e-mail khác nhau. Ví dụ: Chữ ký thân mật gửi cho người thân hoặc bạn bè, chữ ký nghiêm túc gửi cho khách hàng và đối tác.

  • Từ menu Tools, nháy vào Options và sau đó chọn thẻ Mail Format.

  • Tại mục Signature, bấm vào Signature để mở tạo, sửa hoặc xóa các chữ ký.

  • Chọn menu trải xuống Signature for new messages để chọn chữ ký muốn sử dụng cho các email mới.

  • Chọn menu trải xuống Signature for replies and forwards  để chọn chữ ký muốn sử dụng khi trả lời hoặc gửi tiếp các e-mail.

  • Bấm OK.

Windows XP

• Tạo một mật khẩu dễ nhớ nhưng khó phá

Để tạo ra một mật khẩu (password) khó phá nhưng dễ nhớ, hãy bắt đầu với một câu đầy đủ, có nghĩa và được viết hoa đúng chính tả mà mình bạn biết. Ví dụ: "Bạn gái tôi đi tới Trường Đại học A". Tiếp theo, hãy chọn chữ cái đầu của từng từ và ghép lại với nhau, nhớ giữ nguyên định dạng chữ hoa - thường. Với ví dụ trên đây, chúng ta tạo ra được xâu chữ "BgtdtTĐhA". Cuối cùng, thay thế một vài ký tự không phải là chữ cái cho các ký tự trong xâu chữ đó. Bạn có thể thay chữ "A" bằng dấu a còng "@", dấu chấm than "!" thay cho chữ i  hoa "I", hoặc dấu ";" thay cho chữ "t". Sau khi thay thế xong, bạn sẽ tạo ra được một mật khẩu "Bg;d;TĐh@". Mật khẩu này rất khó phá nhưng đối với bạn nó thực sự dễ nhớ chỉ cần bạn nhớ được đoạn văn được dùng để tạo ra nó.