Các công cụ email mới trên web và trên desktop giúp cho việc phòng tránh spam và quản lý thư dễ dàng hơn. Web mail đã "trưởng thành". Đây từng là phương thức phụ để truy cập email do dung lượng thấp và tính năng hạn chế nhưng web mail giờ đã khác xưa. Dịch vụ web mail nay đã có khả năng kiểm tra chính tả, truy cập tài khoản POP3, kiểm tra virus và không gian lưu trữ lớn.

Các ứng dụng trên desktop (client, chạy trên máy tính) thường có khả năng tùy biến nhiều hơn so với dịch vụ trên web, thường bao gồm các chức năng làm việc cộng tác. Nhưng nếu bạn không cần những tính năng bổ sung này, thì dịch vụ web là vừa đủ.

Chúng ta sẽ điểm qua 4 dịch vụ web và 4 ứng dụng client để tìm ra công cụ nào có những tính năng tốt nhất và thực hiện tốt việc phòng tránh spam cho hộp thư. Ngoài ra, chúng ta sẽ xem xét một dịch vụ web có khả năng lọc spam cho nhiều tài khoản email.

Bạn có thể chọn trong số nhiều dịch vụ web miễn phí có quảng cáo, hay bỏ ra 20USD cho một năm sử dụng dịch vụ với nhiều tính năng hơn và không gian lưu trữ lớn hơn. Gmail xứng đáng đoạt danh hiệu "Ưa thích nhất "(Best Buy) vì nó miễn phí và cho dung lượng đến 1GB. Dịch vụ có phí của FastMail cũng được đánh giá cao, nó cung cấp đủ mọi công cụ mà người dùng email chuyên nghiệp mong muốn.

Trong số các công cụ desktop, Mozilla Thunderbird đoạt danh hiệu "Best Buy" vì miễn phí và có đầy đủ tính năng, tuy nhiên người dùng công sở thích Outlook 2003 hơn vì các công cụ làm việc cộng tác tuyệt vời của nó.

Dịch vụ web mail

FastMail
Nếu bạn thật sự quan tâm đến email, FastMail là dịch vụ xứng đáng để đầu tư. Dịch vụ này cho phép bạn chọn hàng tá tên miền cho địa chỉ email, thiết lập bí danh để bảo vệ địa chỉ email của bạn khỏi những kẻ phát tán thư rác (spam) và nhiều tính năng khác. Từ việc tìm kiếm email cũ đến việc truy cập sổ địa chỉ, FastMail đều thực hiện nhanh và thông minh.

Bạn có thể soạn thư dạng văn bản hay dùng trình soạn thảo HTML trực quan rất hay của nó - đây là dịch vụ web mail duy nhất được xem xét ở đây có công cụ soạn thảo như vậy.
FastMail cũng là dịch vụ web duy nhất (ở đây chỉ so sánh trong phạm vi các công cụ được đề cập trong bài viết này) hỗ trợ giao thức IMAP để truy cập tài khoản của bạn từ trình email client (để dùng POP3 bạn phải trả phí hàng năm 20-40USD). Hơn nữa, bạn có thể tải thư về từ các email server khác vào tài khoản FastMail, thiết lập để dịch vụ này tự động lấy thư theo định kỳ 3-12 giờ.

Ở thiết lập mặc định, bộ lọc spam của công cụ này kém hiệu quả nhất: 36 thư rác được đưa vào thư mục (folder) spam, nhưng 21 thư khác xuất hiện trong inbox. Người dùng FastMail trả phí có nhiều tuỳ chọn hơn, như chế độ “tuỳ biến” sử dụng cơ chế SpamAssassin để gán “điểm spam” cho từng thư. Bạn có thể ấn định 3 hành vi khác nhau dựa trên các điểm này, báo cho FastMail xoá thư, chuyển chúng đến một folder nhất định, hay thay đổi dòng chủ đề thư thành đại loại như “I Love Spam”. Ngoài ra, FastMail là một trong hai dịch vụ có kiểm tra virus; dịch vụ kia là Yahoo Mail.

Sự quan tâm đến vấn đề bảo mật của FastMail đáng khen ngợi: nếu bạn chọn mật khẩu dễ đoán, dịch vụ này khuyến cáo bạn chọn mật khẩu khác an toàn toàn hơn và cung cấp 4 kiểu tài khoản: tài khoản Guest miễn phí cung cấp 10MB không gian lưu trữ nhưng giới hạn 40MB/tháng và cấm sử dụng cho mục đích thương mại. (FastMail là dịch vụ duy nhất giới hạn băng thông rõ ràng). Các tài khoản miễn phí bị xóa chỉ sau 45 ngày không hoạt động. Tài khoản Member với phí đăng ký một lần 15USD cung cấp dung lượng 16MB, gấp đôi băng thông của tài khoản miễn phí, công cụ kiểm tra virus, SMTP server để gửi thư từ trình email client thay vì từ web, và các tính năng khác. Các tài khoản Full và Enhanced, phí 20USD và 40USD/năm, cung cấp dung lượng 2GB, cho phép truy cập IMAP và POP3 và tính năng lọc spam có thể điều chỉnh.

Google Gmail
Gmail của Google vượt lên tất cả. Nó cung cấp các tính năng miễn phí mà nhiều dịch vụ web mail khác tính phí hay không cung cấp. Với 1GB, nó cung cấp hộp thư có dung lượng lớn nhất vào thời điểm thực hiện bài viết này.
Gmail nhanh, thực tế nó làm việc giống như ứng dụng trên desktop hơn là một website. Ví dụ, khi bạn bắt đầu gõ vào địa chỉ email, một danh sách các địa chỉ được dùng gần đây hiện lên một cách nhanh chóng. Chức năng tìm kiếm nhanh cho phép bạn định vị thư ở các folder trong chớp mắt.

Tính năng lọc spam không thể cấu hình, nhưng làm việc tốt. Trong thử nghiệm, 9 thư rác hiện diện trong inbox và 1 thư hợp lệ bị đưa nhầm sang folder spam. Các thư trong folder spam được tự động xóa sau 30 ngày.

Bộ lọc của Gmail vượt trội hơn bộ lọc mà Hotmail và Yahoo Mail cung cấp, cho phép bạn tự động gán nhãn, chuyển tiếp, lưu trữ hay xóa thư dựa trên địa chỉ người gửi, chủ đề hay các từ trong nội dung thư.

Dịch vụ này có giao diện sáng sủa, quảng cáo khá sạch so với Hotmail và Yahoo Mail. Quảng cáo dạng văn bản (text) xuất hiện ở bên phải của một số thư đến, hoàn toàn không có quảng cáo hình ảnh. Không giống phiên bản miễn phí của Hotmail và Yahoo Mail, Gmail không gán quảng cáo vào cuối thư mà bạn gửi đi. Tuy nhiên, Gmail có thể quét nội dung text của thư đến để quyết định hiển thị quảng cáo, điều này gây lo ngại về vấn đề riêng tư.

Bạn có thể tải thư về trình client trên desktop dùng POP3 (không hỗ trợ IMAP) và tự động chuyển thư đến một địa chỉ khác, những tính năng hữu ích mà các dịch vụ miễn phí khác không có. Ứng dụng Gmail Notifier thông báo khi có thư đến, ngay cả khi bạn không đăng nhập Gmail – một tính năng độc đáo khác. Gmail không có lịch hay danh sách công việc.
Dịch vụ này loại bỏ tài khoản không hoạt động sau 9 tháng, thời gian dài hơn đáng kể so với

Hotmail và Yahoo Mail

Để có tài khoản Gmail, bạn cần có lời mời từ một người nào đó đã có tài khoản. Hay, bạn có thể dùng dịch vụ Gmail Invite Spooler (isnoop.net/gmail).

MSN Hotmail
Bạn sẽ thấy hoa mắt với hàng đống quảng cáo của Hotmail. Hầu hết các dịch web mail miễn phí đều có quảng cáo, nhưng Hotmail “tham” nhất với đủ loại quảng cáo hiện diện khắp nơi trên trang web và làm lu mờ những ưu điểm của dịch vụ.
Hotmail cung cấp dung lượng 250MB miễn phí, giống như Yahoo Mail, tuy nhiên ít hơn đáng kể so với 1GB của Gmail.

Hotmail xoá các thư trong folder spam chỉ sau 5 ngày, bạn có ít thời gian để phát hiện thư bị phân loại nhầm. Ngoài ra, tài khoản Hotmail không sử dụng 30 ngày có thể bị xoá.
Nâng cấp lên Hotmail Plus với phí 20USD/năm cho bạn 2GB không gian lưu trữ, cho phép file đính kèm lên đến 20MB, và gỡ bỏ các quảng cáo hình ảnh. Tài khoản Plus cũng không hết hạn nếu bạn không dùng thường.

Bộ lọc spam có 3 cấp độ: Thấp, tăng cường và đặc biệt (chỉ cho qua thư có địa chỉ trong danh sách liên hệ). Chế độ tăng cường thực hiện khá tốt, chỉ để lọt 9 thư rác trong inbox. Tuy nhiên, nó lại dính bẫy 4 thư dùng các từ đáng nghi, nhận diện nhầm là spam; trong khi đó, Gmail chỉ lọc nhầm 1 trong các thư này, cả FastMail và Yahoo Mail đều đặt đúng 4 thư vào inbox. Để tinh chỉnh tính năng lọc của Hotmail, bạn có thể thiết lập “danh sách đen” và “danh sách trắng”.

Giao diện của Hotmail hơi rối; ví dụ, việc thêm 1 người bạn mới vào danh sách liên hệ yêu cầu nhiều bước. Tuy nhiên, dịch vụ này có cung cấp một số công cụ cộng tác. Tiện ích lịch có danh sách công việc, và nó có thể gửi lời nhắc đến các địa chỉ email Hotmail và MSN. Hơn nữa, bạn có thể đưa lịch làm việc của mình lên web. Nhìn chung, Hotmail cung cấp dịch vụ web mail đáng giá nếu như bạn có thể chịu đựng quảng cáo!

Yahoo Mail
Yahoo Mail cung cấp dung lượng 250MB và giao diện trực quan. Giống như Hotmail, phiên bản miễn phí có nhiều quảng cáo, tuy ít hơn một chút và các tính năng tốt hơn – như kiểm tra virus và truy cập các tài khoản email bên ngoài. Ở phiên bản miễn phí, file đính kèm được kiểm tra virus, một tính năng quan trọng không có trong các dịch vụ web mail khác.

Khi bạn nhập vào tên người nhận cho thư mới, tính năng tự điền cung cấp truy cập nhanh đến sổ địa chỉ, giống như trong Gmail. Tuy nhiên, các bộ lọc của Yahoo Mail đơn giản hơn Gmail và Hotmail, chỉ cho phép bạn tự động di chuyển thư đến những folder nhất định.
Yahoo kém hiệu quả trong việc lọc spam hơn so với Gmail và Hotmail. Nó để lọt 25 thư rác vào inbox, tuy lọc đúng 67 thư rác. Không giống Hotmail, Yahoo Mail không nhận diện nhầm 4 thư cố tình dùng tiêu đề đáng nghi, đặt chúng đúng vào inbox. Yahoo lưu các thư trong folder spam 1 tháng trước khi xoá.

Yahoo Mail có thể lấy thư từ tài khoản email POP3 khác - một tính năng mà Gmail và Hotmail không có - và đánh dấu màu để dễ nhận diện.

Bạn có thể chia sẻ lịch Yahoo của mình với bạn bè hay đưa lên web. Tính năng đồng bộ độc đáo cho phép bạn chuyển danh sách liên hệ, lịch và ghi chú giữa dịch vụ này với PDA hay một phần mềm làm việc cộng tác.

Các tài khoản sẽ bị khoá sau 4 tháng không hoạt động, thời hạn khá dài so với Hotmail.
Bằng cách nâng cấp lên Yahoo Mail Plus với phí 20USD/năm, bạn sẽ có dung lượng lưu trữ 2GB với file đính kèm tối đa 20MB. Phiên bản có phí cũng bổ sung tính năng tạo địa chỉ email dùng tạm (ví dụ để đăng ký ở các website có thể tống thư rác bạn), truy cập email từ trình email POP3, và huấn luyện bộ lọc spam. Hơn nữa, bạn còn có thể thực hiện xoá virus tự động, và quảng cáo không còn hiện diện.

Công cụ desktop

Microsoft Outlook
Cái tên Outlook 2003 có thể gây cảm giác dường như chương trình đã “lỗi thời”. Thực tế, trình email này vẫn là công cụ đáng giá cho người dùng công sở, tuy nhiên các tính năng cộng tác hữu ích của nó quá thừa đối với đa phần người dùng gia đình và văn phòng nhỏ.
Outlook có phiên bản rời giá 109USD hay được bán chung với bộ Microsoft Office.

Tiện ích tạo quy luật độc đáo của Outlook dùng để thiết lập việc lọc email giúp dễ dàng cho người mới làm quen. Outlook cũng có khả năng gửi thư mã hoá hay có chữ ký số. Khi đối tác của bạn dùng chương trình email tương thích, bạn có thể ngăn cấm họ gửi chuyển tiếp thư, hay có thể thiết lập để thư hết hạn truy cập sau một thời hạn nhất định, một tính năng không có ở nhiều trình email khác.

Kết hợp với một từ điển, công cụ dịch ngôn ngữ và một từ điển bách khoa, đảm bảo bạn sẽ luôn dùng đúng từ khi soạn thảo thư.

Outlook 2003 làm việc với các server POP3 và IMAP thông thường, có thể lấy thư từ Microsoft Exchange Server (hiện diện trong nhiều môi trường công sở), và có thể tải thư từ tài khoản Hotmail Plus. Tuy nhiên, không giống PocoMail và Thunderbird, Outlook không tích hợp công cụ đọc tin (newsgroup).
Không có huấn luyện, bộ lọc spam của Outlook nhận diện nhiều thư rác hơn các trình email khác: Phát hiện 19 trong số 25 thư rác thử nghiệm. Sau khi huấn luyện, Outlook phát hiện 94% thư rác.

Tiện ích lịch, quản lý công việc và danh sách liên hệ được tích hợp rất tốt. Hơn nữa, bạn còn có thể kích hoạt các cuộc hội đàm “chat” (IM) từ Outlook.

Mozilla Thunderbird
Đối với người dùng gia đình và văn phòng nhỏ thường đòi hỏi tính năng tốt nhưng không muốn tốn tiền thì Mozilla Thunderbird 1.0 là chọn lựa hàng đầu.

Các lệnh dễ tìm và vùng tìm kiếm đem đến sự hài lòng ngay lập tức: Nhập vào một vài chữ của chủ đề hay tên người gửi, và hộp inbox đầy nhóc sẽ được thu gọn để chỉ còn những thư thỏa điều kiện. Ngoài ra, bạn có thể tùy biến giao diện với các phân loại như “Unread” (chưa đọc) hay “Last 5 days” (5 ngày trước).

Chương trình này có thể mã hóa thư và đính kèm chứng nhận số. Các bộ lọc của Thunderbird tự động sắp xếp và đánh dấu màu các thư, nhưng không có khả năng so khớp hay tự động chuyển tiếp thư như Eudora. Điều đáng phàn nàn nhất là công cụ kiểm tra chính tả của Thunderbird chỉ làm việc sau khi bạn hoàn tất việc soạn thảo thư: Nó không thể kiểm tra chính tả trong khi nhập.

Không có huấn luyện, bộ lọc spam của Thunderbird phát hiện 18 trong 25 thư rác, theo sát tỉ lệ thành công của bộ lọc Outlook. Sau khi huấn luyện, bộ lọc phát hiện 95% thư rác.
Ngoài việc hỗ trợ POP3 và IMAP, chương trình này còn làm việc như là trình client đọc tin Usenet và RSS. Trình đọc tin RSS khá hay, và Thunderbird là trình email duy nhất có tính năng này. Bạn có thể tìm thấy nhiều tiện ích bổ sung cho tải về trên website Mozilla.

PocoMail 3.2
PocoMail 3.2 là trình email đơn giản không làm bạn choáng ngợp với hàng đống tính năng phụ. Nó không có trình đọc tin RSS hay các công cụ cộng tác mà chỉ tập trung vào chức năng email POP3 và IMAP đáng tin cậy. Với khả năng tạo kịch bản (scripting) và nhiều tùy chọn cấu hình, nó có thể hấp dẫn để kiểm soát các thứ không mời, tuy nhiên cái giá 40USD thật không đáng khi mà các trình email khác cũng làm việc tốt.

Giao diện của PocoMail hơi rối, tuy các thẻ của nó cho phép dễ dàng chuyển qua lại giữa các folder. Chương trình có thể kiểm tra chính tả khi soạn thảo. Các tính năng khác như xâu kết thư để theo đuổi các cuộc trao đổi, tự động hoàn tất nhóm từ (ví dụ, bạn có thể thiết lập để thay “asap” với cụm từ “as soon as possible”- có nghĩa càng sớm càng tốt), và một cửa sổ pop-up cho phép bạn đọc thư mới trong khi sử dụng một ứng dụng khác.

Thật khó hiểu, bộ lọc spam của PocoMail được thiết lập mặc định không hoạt động. Tuy nhiên PocoMail còn có bộ lọc Bayesian có khả năng học để lọc 90% thư rác nhận được.
Ngôn ngữ kịch bản tích hợp trong PocoMail cho phép tạo các tác vụ xử lý email tự động, như tìm tất cả thư chưa trả lời. Ngoài ra, PocoMail còn cung cấp trình Usenet client đơn giản.

Qualcomm Eudora 6.2
Có thể hình dung Eudora 6.2 như một người đến tuổi trung niên: thông minh và có năng lực, nhưng không còn trẻ trung và nhanh nhẹn. Giao diện của Eudora hơi rối, gợi cho chúng ta nhớ đến Windows 3.1, với các biểu tượng khó hiểu không có nhãn bố trí lộn xộn.
Các tính năng thú vị nhắm đến người dùng mới làm quen như MoodWatch khuyến cáo người dùng khi soạn thư có nội dung kích động, và cảnh báo nguy cơ “phishing” trong các thư đến.
Eudora hỗ trợ mã hoá SSL, vẽ biểu đồ số liệu thống kê email và bộ lọc mạnh. Sau khi huấn luyện, bộ lọc spam của Eudora nhận diện 98% thư rác. Tuy nhiên, ban đầu nó chỉ phát hiện 12 trong 25 thư rác đầu tiên.

Nguyễn Lê
PC World Mỹ 5/2005