Cùng với sự phát triển của CNTT-TT và việc xâm nhập của tiến bộ này vào hoạt động quản lý đã làm xuất hiện một vai trò lãnh đạo mới: lãnh đạo thông tin trong tổ chức. Ứng với vai trò này là chức danh giám đốc thông tin - CIO (Chief Information Officer), người phụ trách toàn diện mọi vấn đề thông tin trong tổ chức.

Sự phát triển tổ chức và hình thành chức danh

Ban đầu, mọi tổ chức đều do một hoặc một nhóm người sáng lập, đầu tư, sở hữu và điều hành quản lý toàn bộ các vấn đề nghiệp vụ và phát triển. Người lãnh đạo quản lý chung các vấn đề chiến lược phát triển của tổ chức và mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác trong quá trình hoạt động. Khi tổ chức trở nên lớn hơn, các chức năng được phân nhánh và xuất hiện những người phụ trách chuyên môn từng chuyên ngành như giám đốc tài chính, giám đốc nhân lực, giám đốc tài nguyên, giám đốc tiếp thị, mua, bán...

Trong vòng hai mươi năm lại đây, do sự phát triển của CNTT-TT và sự xâm nhập của tiến bộ này vào hoạt động quản lý, đã xuất hiện một vai trò lãnh đạo mới: lãnh đạo thông tin trong tổ chức. Ứng với vai trò này là chức danh giám đốc thông tin - CIO (Chief Information Officer), người phụ trách toàn diện mọi vấn đề thông tin trong tổ chức. Người lãnh đạo này thay mặt giám đốc điều hành để nắm bắt mọi diễn tiến về mặt thông tin, mọi tiến bộ công nghệ và khả năng ứng dụng công nghệ vào tổ chức. Vai trò của nhân vật này ngày càng tăng cao do tác động của CNTT và truyền thông đến mọi hoạt động của tổ chức ngày càng mạnh và trở thành nền tảng cho một phương thức làm việc mới hiệu quả hơn.

Sự phát triển của CNTT-TT ở Việt Nam trong những năm gần đây cũng dần đưa tới nhu cầu thiết lập vai trò và chức vụ người quản lý CNTT. Những thay đổi công nghệ lớn lao đã dẫn tới nhiều thay đổi trong việc ứng dụng và quản lý CNTT, kể cả phẩm chất và kỹ năng cần có của người có trách nhiệm về CNTT. Trong lĩnh vực kinh tế, để đáp ứng yêu cầu tất yếu của hoạt động kinh doanh, các DN đã dần đưa các ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý. Đồng thời, đội ngũ chuyên viên CNTT cũng phát triển theo.

Trong quản lý hành chính nhà nước, quá trình triển khai dự án tin học hóa hành chính đã dẫn tới nhu cầu trang bị máy tính và thực hiện nối mạng ở hầu hết các đơn vị. Từ đó, đòi hỏi cấp bách về nhân sự với trách nhiệm quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật mới này là việc đương nhiên. Nhưng nếu chỉ xem xét ở góc độ cấp bậc (vị trí quản lý của các thành phần lao động liên quan đến CNTT), chúng ta dễ bị sa vào cái nhìn cục bộ, thiên về kỹ thuật mà không toàn diện đối với vấn đề thông tin trong toàn tổ chức. Vì vậy, vai trò và chức năng của một nhân sự có trách nhiệm ở mức cao về thông tin là vấn đề cần được xem xét một cách nghiêm túc.

Trong bài này, chúng tôi sử dụng cụm từ “lãnh đạo thông tin/CNTT – LĐTT/LĐCNTT” tương đương với CIO được chấp nhận ở trong nhiều tài liệu đang lưu hành.

Chức năng của lãnh đạo thông tin (CIO)

Các tổ chức đưa ra người LĐTT- CIO với mục đích tạo sự tập trung lãnh đạo về quản lý thông tin (TT); điều phối các hoạt động CNTT trong tổ chức và với các đối tác, khách hàng. Những thay đổi công nghệ cũng dẫn tới những thay đổi trong việc áp dụng và quản lý công nghệ, những kỹ năng, phẩm chất cần có của người sử dụng, các dự kiến về sự tác động của công nghệ và đầu tư cho CNTT. Chính những biến đổi này đã nâng cao vai trò của CIO theo mức độ xâm nhập của công nghệ.

Vì lẽ đó, nhiều ý kiến cho rằng, tới nay vẫn chưa có một quan niệm rõ ràng và đầy đủ về vai trò và chức năng của người phụ trách quản lý thông tin. Khái niệm về LĐTT và vai trò của nhân sự này cũng đã được nâng cao và mở rộng dần trong suốt hơn 15 năm qua tùy thuộc vào những việc mà họ đảm trách.

Trách nhiệm của CIO

Lãnh đạo tổ chức trong việc quản lý thông tin và CNTT; lập kế hoạch đầu tư cho tương lai về mặt công nghệ để làm tăng giá trị nghiệp vụ, tăng năng lực cạnh tranh.

Quản lý hoạt động thường ngày của hệ thống TT/CNTT.

Quyết định việc phát triển các ứng dụng CNTT.

Thiết lập mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp và nhà tư vấn CNTT chủ chốt.

Ứng dụng các công nghệ mới nhằm làm cho khách hàng, đối tác dễ dàng làm việc với tổ chức cũng như làm sinh lời và tăng lợi nhuận.

Là người có vai trò tích hợp, CIO phải đưa ra các chiến lược rõ ràng để liên kết giữa nghiệp vụ và quản lý.

Huấn luyện: cung cấp việc huấn luyện cho mọi người dùng CNTT để đảm bảo dùng hiệu quả hệ thống hiện có và hệ thống mới.

CIO là người phát huy được vai trò của CNTT như một ưu thế trong cạnh tranh

Giám đốc thông tin (GĐTT) hay CIO trước hết phải là một nhà quản lý, là người đứng đầu của Hệ Thống Thông Tin trong một tổ chức. GĐTT có trách nhiệm tìm hiểu và khai thác khả năng của CNTT để kết hợp với các sản phẩm/ dịch vụ... của tổ chức và phát huy được vai trò của CNTT như một ưu thế trong chiến lược cạnh tranh. GĐTT được đánh giá là cố vấn then chốt cho giám đốc điều hành trong các tổ chức, là người đề xuất cơ cấu tổ chức cho phù hợp với việc ứng dụng CNTT và phát hiện các vấn đề có thể xảy ra nếu không tuân thủ các quy trình nhất định.

TGVT - PC World Vietnam (trình bày tại hội thảo quốc gia về CIO ở Hà Nội năm 1999)

CIO là người nắm bắt mọi tiến bộ và khả năng ứng dụng công nghệ vào quản lý và tổ chức

Giám đốc TT/CNTT - CIO là người phụ trách toàn diện mọi vấn đề thông tin trong tổ chức. Người lãnh đạo này thay mặt giám đốc điều hành để nắm bắt mọi diễn tiến về thông tin của tổ chức cũng như mọi tiến bộ công nghệ và những khả năng ứng dụng công nghệ vào quản lý và tổ chức. CIO là người quản lý tài nguyên thông tin của tổ chức, chịu trác nhiệm báo cáo với giám đốc điều hành hay ban giám đốc.

Ông Ngô Trung Việt - cán bộ nghiên cứu Viện CNTT, Bộ KH-CN

CIO là người tổ chức thực hiện các dự án ứng dụng CNTT

Trong một tổ chức, lãnh đạo thông tin - CIO là ai? Câu hỏi này không phải dễ trả lời - kể cả các DN đã ứng dụng CNTT lâu nay. Trong điều lệ giải thưởng Lãnh Đạo CNTT Xuất Sắc khu vực Đông Dương do IDG, Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam nêu khá khái quát: CIO là người làm công việc “tổ chức thực hiện các dự án CNTT ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” (điều 1). Như vậy CIO là người có trách nhiệm chính trong việc phối hợp với các nhà cung ứng sản phẩm/dịch vụ CNTT, tổ chức thực hiện các dự án ứng dụng CNTT trong tổ chức/DN.

Ông Lê Trường Tùng, chủ tịch HCA (Hội Tin Học TP.HCM)

CIO là người biết đầu tư cho công nghệ, có tầm nhìn chiến lược

Theo quan điểm hiện đại, bộ phận thông tin/CNTT là nơi sinh ra lợi nhuận cho DN như bộ phận sản xuất hay kinh doanh. Lợi nhuận mà bộ phận CNTT tạo ra có thể được hiểu là guồng máy thông tin chạy nhanh, chính xác, kịp thời; nhân viên nhờ CNTT làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Những yếu tố này được hiểu là một phần của ROI (Return On Investment - những kết quả DN có được từ việc đầu tư cho CNTT).

Như vậy, DN cần một nhân vật biết cách đầu tư cho công nghệ để nâng cao hiệu quả và người này phải giải thích được vì sao ông ta chọn giải pháp này, công nghệ nọ cho DN. Hơn cả một người giỏi về kỹ thuật, CIO còn phải là một người tính toán giỏi, biết khi nào nên đầu tư, đầu tư cho cái gì, khi nào sẽ lấy lại được vốn và có lời... và như vậy, CIO phải có một chỗ đứng trong ban giám đốc, lãnh đạo của DN. Tầm nhìn của CIO phải mang tầm vóc chiến lược, liên quan đến tầm nhìn của DN.

Ông Hoàng Đức Trung, 10 năm kinh nghiệm tư vấn chiến lược CNTT.