Xem tài liệu với dạng Thumbnails trong Word: Khi xem các tập tin dạng PDF (Portable Document Format) trong chương trình Adobe Acrobat hoặc Adobe Reader bạn cảm thấy thao tác duyệt tài liệu rất thuận lợi và linh hoạt nhờ sự hỗ trợ của chế độ hiển thị tài liệu theo dạng thu nhỏ Thumbnails.

Bạn có nghĩ rằng Ms Word cũng đem lại cho bạn chế độ xem Thumbnail y như vậy? Điều đó chỉ đúng nếu như bạn sử dụng Word 2003.

Để kích hoạt chế độ xem dạng Thumbnails, bạn chỉ việc vào menu View, đó chọn lệnh Thumbnails. Chỉ có thế, thật là đơn giản và giờ đây, màn hình Word của bạn được chia làm hai phần rõ rệt: Phần bên trái hiển thị dạng thu nhỏ các trang tài liệu và khung bên phải dùng hiển thị toàn bộ trang tài liệu hiện hành. Muốn tắt chế độ xem Thumbnails, bạn cũng vào menu View, nhấp chọn lệnh Thumbnails một lần nữa.

Xem tài liệu với dạng Reading Layout trong Word: Ngoài ra, Word 2003 còn hỗ trợ một kiểu xem tài liệu khác cũng rất thú vị, đó là kiểu Reading Layout. Kiểu xem này rất lý tưởng trong trường hợp bạn chỉ cần đọc các tài liệu mà thôi. Khi đó, Reading Layout sẽ che giấu đi tất cả các thanh công cụ để trang màn hình của bạn được rộng rãi hơn và tài liệu của bạn sẽ hiển thị như dạng một cuốn sách đang mở ra với hai trang trái - phải.

Khi đang ở chế độ Reading Layout, bạn dễ dàng tùy biến chế độ phóng to - thu nhỏ trang màn hình (Zoom) bằng cách nhấp vào công cụ Increase Text Size (hình kính lúp với dấu cộng) hoặc công cụ Decrease Text (hình kính lúp với dấu trừ).

Để kích hoạt chế độ Reading Layout, bạn có thể nhấp vào công cụ Read (có hình quyển sách mở ra) trên thanh công cụ của Ms Word hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + R hoặc vào menu View, chọn lệnh Reading Layout. Để trở về chế độ xem bình thường, bạn nhấn phím ESC hoặc nhấp vào nút Close trên thanh công cụ.

Xóa danh sách liệt kê các tập tin đã mở trong Word và Excel: Mỗi khi mở các tập tin, Word/Excel sẽ luôn lưu lại tên của tập tin đã mở trong danh sách liệt kê của menu File. Để giữ bí mật riêng tư, nhất là trong trường hợp nhiều người cùng sử dụng chung máy vi tính, bạn có thể xóa bỏ danh sách các tập tin mà mình đã mở hoặc đã tạo ra bằng một trong hai cách sau đây:

- Cách 1: Chọn menu Tools > Options > thẻ General, trong mục “Recently used file list” bạn nhập vào giá trị là 0. Nhấp OK để đóng hộp thoại lại. Bây giờ bạn thử nhấp vào menu File của Word/Excel, toàn bộ danh sách các tập tin mà bạn đã mở trong Word đã biến mất hoàn toàn. Nhược điểm của cách này là bạn phải xóa hết danh sách tập tin được liệt kê, trong đó có cả tập tin của người khác.

- Cách 2: Một cách mau lẹ và dễ thực hiện hơn là bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+ dấu gạch nối (-). Khi đó, trỏ chuột của bạn có dạng một dấu trừ thật lớn. Bạn rê chuột vào menu File, di chuyển đến tên tập tin muốn xóa trong danh sách, sau đó nhấp chuột (hình 2). Tên tập tin này sẽ được xóa ngay tức khắc. Muốn xóa tên tập tin kế tiếp, bạn lặp lại thao tác trên. Để trở về dạng con trỏ soạn thảo, bạn nhấp phím ESC. Ưu điểm của cách này là có thể chọn xóa một vài hoặc tất cả các tên tập tin được liệt kê trong danh sách theo ý muốn của mình.