Sự kiện Bộ GD-ĐT tổ chức họp ban chỉ đạo tuyển sinh qua mạng vào trung tuần tháng mười hai vừa qua được dư luận hết sức quan tâm, bởi đây là một bước tiến lớn của ngành giáo dục trong việc cải cách hành chính, đặc biệt là vào thời điểm cuối năm hội họp liên miên.

Tuy nhiên, đối với giới công nghệ thông tin, chuyện họp qua mạng chỉ là chuyện vặt trong điều kiện kết cấu hạ tầng kỹ thuật của VN hiện nay. Nhưng vì sao họp qua mạng vẫn còn là chuyện hiếm hoi?

Vấn đề là quyết tâm!

Cách đây ba năm, sau khi hoàn thành sản phẩm phần mềm họp qua mạng, Nguyễn Hòa Bình - giám đốc Công ty giải pháp Peacesoft - đã mang sản phẩm đến chào bán ở nhiều cơ quan nhà nước nhằm giới thiệu một hình thức họp mới tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Tuy nhiên, điều mà vị giám đốc trẻ khi đó nhận được chỉ là những cái... lắc đầu!

Nguyễn Hòa Bình khẳng định với kết cấu hạ tầng kỹ thuật hiện có ở VN vào thời điểm đó cũng như vào thời điểm hiện nay, việc tổ chức một cuộc họp qua mạng hoàn toàn không có gì trở ngại.

Như thế, vấn đề không phải ở điều kiện kỹ thuật mà nằm ở một chỗ khác. Ông Quách Tuấn Ngọc - giám đốc Trung tâm Tin học, Bộ GD-ĐT - cho rằng vấn đề là quyết tâm, nhận thức của người lãnh đạo.

Để có được cuộc họp qua mạng của Bộ GD-ĐT, trước đó Trung tâm Tin học đã lên kế hoạch khá chi tiết về cuộc họp qua mạng và vài ba lần trình bày với lãnh đạo bộ. “Rất may lãnh đạo bộ ủng hộ nhiệt tình việc này và đốc thúc chúng tôi triển khai” - ông Ngọc nói.

Tiết kiệm hàng tỉ đồng

Ông Ngọc phân tích cho thấy các hình thức họp qua mạng có rất nhiều ưu điểm so với hình thức họp truyền thống. Họp “ảo” và họp qua webcam có thể thực hiện được mọi lúc, mọi nơi và người họp chỉ cần biết những kiến thức vi tính sơ đẳng. Hình thức họp “ảo” còn cho phép nhiều người tham gia ý kiến cùng một lúc và những ý kiến này đều được bàn bạc, trao đổi một cách dân chủ.

Trong khi đó, họp qua cầu truyền hình cũng như họp qua webcam vẫn cho phép người họp nhìn và nghe thấy tiếng của nhau. Thậm chí họp qua cầu truyền hình còn cho chất lượng hình ảnh, tiếng nói tốt và không yêu cầu người họp phải hiểu biết về tin học.

Đặc biệt, cả ba hình thức họp qua mạng nói trên đều cho phép đơn vị tổ chức cuộc họp tiết kiệm được một khoản kinh phí khá lớn. Theo tính toán của ông Ngọc, một cuộc họp tổng kết với số lượng 1.000 người, trong đó có 300 người từ nơi xa đến, có thể tiết kiệm được 1,2 tỉ đồng.

Tuy nhiên nhiều người lo lắng liệu các hình thức họp qua mạng có “giết chết” hình thức họp truyền thống hay không? Theo ông Ngọc, điều này sẽ không xảy ra bởi họp qua mạng chỉ áp dụng thích hợp và hiệu quả đối với những cuộc họp tổng kết, họp đóng góp ý kiến cho các văn bản, họp trao đổi ý kiến...

Ông Ngọc cho rằng có đến 70-80% các cuộc họp hiện nay có thể chuyển sang hình thức họp qua mạng. Ngoài ra, hình thức họp qua mạng cũng có thể áp dụng cho hoạt động giảng dạy qua mạng đối với những người học không có điều kiện tập trung. Ngược lại, những cuộc họp mang tính chất gặp gỡ, những cuộc họp kỷ niệm... sẽ vẫn phải thực hiện theo phương thức họp truyền thống.

Về việc lựa chọn loại hình họp qua mạng, Nguyễn Hòa Bình cho rằng do họp qua cầu truyền hình phải cần đến một số thiết bị như màn hình, camera, hệ thống âm thanh... nên việc tổ chức họp qua mạng theo hình thức họp “ảo” và họp qua webcam cũng có thể xem là giải pháp hữu hiệu.

Song không phải ai cũng tha thiết với việc họp qua mạng khi mà những cuộc họp truyền thống còn mang lại cho họ những cái lợi nhất định. Dường như đã đến lúc phải có một qui định cụ thể những cuộc họp nào phải tổ chức theo hình thức họp qua mạng?