Ông Rich Buchheim cho rằng, tính bất di bất dịch của các khoản ngân sách CNTT đã khẳng định một điều: nếu các dự án CNTT tuân thủ nguyên tắc quản lý mới sẽ không buộc phải bị giải trình với nỗi lo sợ, cảm giác bất ổn và sự ngờ vực. Vì rằng, các CIO thường xuyên bị bắt buộc phải chi tiền cho các dự án tuân thủ nguyên tắc quản lý nằm ngoài các khoản ngân sách CNTT eo hẹp của mình - thường là ít hơn 20% tổng ngân sách, cho nên họ phải tận dụng tối đa đồng tiền của mình.

Làm sao quản lý email, tin nhắn, văn bản...?

Một trong những lĩnh vực bị ảnh hưởng nặng nề nhất bởi những đòi hỏi về nguyên tắc quản lý là những thứ thường được gọi là Nội dung phi cấu trúc (NDPCT), bao gồm: các văn bản điện tử, email, tin nhắn, các văn bản giấy, lịch làm việc, văn bản của các cuộc họp trực tuyến, thư thoại, các buổi thảo luận điện tử, các nội dung web,...Những công việc này sẽ được quy định rõ hơn trong thời gian gần nhất tới đây.

Không giống như những nội dung được quản lý trong hệ thống CSDL, các NDPCT có đặc tính điển hình là: không được sắp xếp một cách hợp lý, rất khó tìm kiếm khi cần, chỉ được kiểm soát theo các cơ chế kiểm soát truy nhập và bảo mật không nhất quán. Việc lưu giữ các NDPCT theo từng bộ phận công tác như email, máy chủ lưu trữ dữ liệu và các hệ thống quản lý nội dung sẽ càng làm tăng thêm rủi ro, chứ không hề giảm thiểu chúng đi khi vận hành hệ thống. Thực sự, không hề dễ dàng gì khi triển khai các cơ chế quản lý đối với tất cả các nội dung được lưu trữ.

...khi chúng bị phân tán rải rác?

Làm sao để quản lý các dữ liệu - cũng là những nội dung công việc - khi chúng đã bị phân tán trong trong hàng trăm hệ thống máy chủ?

Để đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh chóng về thông tin, từng bộ phận công tác và từng nhóm làm việc thường lắp đặt các hệ thống máy chủ của riêng mình. Đây là một cách hợp lý để giải quyết các nhu cầu nội bộ trước mắt, nhưng cũng đồng nghĩa với việc, các bộ phận phụ trách CNTT mất quyền kiểm soát đối với các hệ thống máy chủ này, và vì thế, không thể quản lý chúng một cách hiệu quả nhất.

Để truy cập, tìm kiếm các nội dung công việc một cách nhanh chóng và chính là một việc vô cùng phức tạp, do nó gặp phải các vấn đề như: không biết nội dung đó được lưu trữ tại hệ thống máy chủ nào?, hệ thống máy chủ đó là hệ thống thuộc loại nào?, hệ thống máy chủ đó đang chạy phiên bản phần mềm nào?, hay thậm chí là liệu hệ thống máy chủ đó và những nội dung đang cần truy cập có còn tồn tại nữa hay không?.

Đúng thế, sự phân mảnh dữ liệu là việc mà các CIO của mỗi DN phải đối mặt với. Vậy làm sao để giải quyết tình trạng này?

Xây dựng mô hình DN biết "Tổng hợp Nội dung"!

Trước hết, các DN thường tập trung vào những nguyên tắc quản lý sau: xây dựng các hệ thống ERP và CRM (đối với các DN trong lĩnh vực tài chính và có quản lý quan hệ khách hàng).

Tuy nhiên, những số liệu lưu trữ về tài chính, nhân viên và khách hàng như thế này lại thường được lưu trữ khá an toàn và minh bạch trong một hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) có tính bảo mật cao, trong khi các Nội dung phi cấu trúc (NDPCT) lại dễ bị phân tán rải rác và khó quản lý bảo mật hơn, chẳng hạn, chúng nằm trên các hệ thống máy chủ đến và đi khác nhau, nằm trong các hệ thống máy tính để bàn và máy tính xách tay khác nhau? Và một điều thực tế là, các NDPCT thường có giá trị hơn những nội dung có cấu trúc. Ví dụ, một báo cáo phân tích kết quả kinh doanh của quý trước sẽ có giá trị hơn các kết quả thô tính theo từng quý vốn được lưu trữ đầy đủ và bảo mật trong hệ thống CSDL.

Sự lộn xộn của các kho lưu trữ dữ liệu này là một trong những mục tiêu quan trọng mà bất cứ một CIO nào cũng nhìn thấy khi tìm cách giảm ngân sách CNTT liên quan tới các khoản chi phát sinh. Những khó khăn này đã tạo ra sự cần thiết phải quản lý CNTT theo một mô hình doanh nghiệp vững chắc để thực thi các giải pháp tuân thủ nguyên tắc quản lý, chủ yếu tập trung vào việc kiểm soát các NDPCT.

Cho nên, nhiều CIO đã quyết định rằng, việc sử dụng hệ thống CSDL như là một nền móng chung cho tất cả các dữ liệu và nội dung trong tổ chức của mình là một giải pháp hợp lý. Tức là, các hệ thống CNTT của mỗi DN sẽ có một khả năng tổng hợp dữ liệu, tổng hợp tất cả các nội dung công việc trong DN. Các hệ thống CNTT sẽ tổng hợp nội dung và tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác trong phạm vi DN thông qua việc tạo ra một cơ sở duy nhất để chia sẻ tất cả các nội dung của DN. Sau cùng, điều này còn đảm bảo, các dữ liệu về khách hàng và sản phẩm quan trọng của DN sẽ không bao giờ tự nhiên bị đặt dấu chấm hết giữa chừng!.

Không nên đi theo nguyên tắc cứng nhắc nào! 

Phản ứng tự nhiên của các DN khi phải đối đầu với một loạt yêu cầu, quy định, nguyên tắc rằng, cần phải giải quyết ngay, cần phải có những giải pháp cụ thể cho từng yêu cầu một. Tuy nhiên, ma trận giải pháp này sẽ nhanh chóng leo thang thành một loạt các phương pháp tuân thủ không thể kiểm soát nổi và từ đó sẽ tạo ra thêm nhiều vấn đề hơn là đi giải quyết chúng.  

Điều cần thiết ở đây là một môi trường và một kiến trúc có thể hỗ trợ các giải pháp tuân thủ nguyên tắc và quy định, nhưng lại phải đáp ứng các yêu cầu quản lý khác và nhất là, phải có đủ khả năng thích ứng để giải quyết những thay đổi của mọi yêu cầu phát sinh.

Cuối cùng, hãy tiến lên phía trước và tận hưởng!

Tóm lại, các CIO phải tận dụng việc tuân thủ các nguyên tắc quản lý như là một cơ hội để tái cân bằng các khoản ngân sách CNTT của mình, nhằm nâng cao tính linh hoạt trong công việc của mình, bằng cách: tập trung vào công tác tổng hợp nội dung, tối ưu hóa các chu trình kinh doanh và nâng cao khả năng thích ứng của hệ thống.

Giảm ngân sách CNTT liên quan tới các khoản chi phát sinh đã trở thành một rào cản mà các DN phải vượt qua khi tìm cách sử dụng CNTT để tạo nên một hiệu ứng tăng trưởng nào đó, khiến cho DN của các CIO ấy có tính chuyển đổi sâu sắc và khả năng cạnh tranh cao hơn, chứ tuyệt đối không chỉ nhằm mục đích tuân thủ hết nguyên tắc quản lý này đến nguyên tắc quản lý khác.

Chắc chắn, các giải pháp tuân thủ nguyên tắc quản lý hiệu quả nhất sẽ là những giải pháp giúp giảm những rủi ro trong kinh doanh cũng như giải được bài toán về vấn đề giảm ngân sách CNTT liên quan tới các khoản chi phát sinh. Có lẽ điều này cũng giống như việc các DN thông minh sẽ quyết định ăn chiếc bánh mà mình được hưởng -  ít nhất là khi đã đi gần tới đích trong việc tuân thủ các nguyên tắc quản lý.