Một lượng rất lớn ấn phẩm có nội dung giống hoặc khác nhau, cùng lúc gửi cho tất cả khách hàng ở khắp nơi? Dễ thôi, nếu bạn sử dụng Datapost - dịch vụ lai ghép giữa bưu chính, viễn thông (BCVT) với công nghệ thông tin (CNTT). 

Nhanh, chính xác và bảo mật

Hiện nay, vấn đề chăm sóc khách hàng thông qua việc trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp và khách hàng của họ đang là một khâu không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào.

Tuy nhiên, với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh như bảo hiểm, hay các dịch vụ tiêu dùng, hay các cơ sở giáo dục-đào tạo, các trường đại học... số lượng khách hàng khá đông đảo, nhiều khi lên tới hàng triệu khách hàng. Vì vậy, các doanh nghiệp loại này luôn phải giải bài toán: Làm sao vừa mất ít nhân công nhất, vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí nhất song vẫn có thể nhận được sự hài lòng của khách hàng?

Trong các dịp lễ tết, hay việc hoàn tất các thông báo tới thí sinh qua giấy báo trúng tuyển trong mùa tuyển sinh,... các doanh nghiệp hay tổ chức đào tạo thường phải gửi hàng ngàn lá thư với cùng một nội dung thông tin nhưng địa chỉ hoàn toàn khác nhau tới các đối tượng khách hàng của mình. Nếu bằng phương thức thủ công, ghi từng địa chỉ người nhận lên phong bì thì chắc chắn chỉ một việc làm như thế cũng sẽ "ngốn" mất một khoảng thời gian cũng như nhân công thực hiện để hoàn thành công việc không phải nhỏ. Đó là chưa kể những sự nhầm lẫn dễ xảy ra với một số lượng lớn ấn phẩm như vậy. 

Với Datapost, mọi thao tác đó đều có thể thực hiện nhanh chóng, chính xác với độ bảo mật cao. Bằng cách gửi file dữ liệu thông qua những phương tiện hiện đại như email,... về Trung tâm Datapost, thông tin của khách hàng sẽ được xử lý, in ấn và lồng gấp tự động ấn phẩm trong thời gian ngắn nhất.

Khâu dàn trang, chế bản trang ở Datapost không những có tốc độ in cao, có độ chính xác lớn mà còn in được những bản in có sự định vị trước từng phần nội dung trên trang giấy nhờ bộ đầu đọc thông minh. Ngay trong khâu in cũng đã có sự phân loại sơ bộ, giúp cho khâu ghép lồng được thực hiện nhanh chóng hơn. Như vậy, từ khâu xử lý dữ liệu, đến in ấn rồi lồng gấp ứng dụng CNTT, quy trình xử lý của Datapost diễn ra rất nhanh chóng nhờ hệ thống máy in laser tốc độ cao với 10.800 trang/giờ, máy lồng gấp phong bì tốc độ 8.000 phong bì/giờ, in cước thay tem tự động 7.200 thư/giờ.

Được biết, song song với dây chuyền Datapost, hiện nay dây chuyền làm phong bì tự động với tốc độ 24.000-48.000 chiếc/giờ có thể in tên, địa chỉ và logo tự động theo yêu cầu.

Tiềm năng còn bỏ ngỏ

Datapost đang được Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế (VPS), thuộc Tổng công ty BCVT Việt Nam (VNPT) cung cấp.

Từ tháng 8/2000, sau bốn năm triển khai, đến nay Datapost đạt mức tăng trưởng bình quân 250%/năm. Bắt đầu sử dụng dịch vụ từ tháng 4/2001, Hàng không Việt Nam là một trong những khách hàng lớn của dịch vụ Datapost. Năm 2003, khách hàng của dịch vụ này là 13 công ty viễn thông thuộc các Bưu điện tỉnh, thành và một số công ty ngoài ngành như Bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội và Prudential... 

Đến nay, VPS đã có thêm nhiều khách hàng của dịch vụ Datapost: các Bưu điện tỉnh Lạng Sơn, Bắc Giang, Tổng công ty Bảo hiểm Nhân thọ Việt Nam,... và đặc biệt là Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội Viettel. Từ tháng 8/2004, Bưu điện Hải Phòng - một khách hàng quen thuộc của Datapost đã tăng số lượng bưu phẩm sử dụng dịch vụ này lên thêm 100.000 bưu phẩm. Sắp tới, Bưu điện Hà Nội cũng sẽ phát triển thêm khoảng 60.000 bưu gửi dựa vào dịch vụ Datapost.

Bên cạnh ưu thế về công nghệ, Datapost hiện vẫn còn một lợi thế chưa bị sự cạnh tranh của bất kỳ doanh nghiệp nào trên thị trường. Đây vừa là một điều kiện, hay cơ hội quan trọng trong việc phát triển thị trường của dịch vụ rất tiềm năng này. Đồng thời, đây cũng là một thách thức lớn đối với chính VPS. 

Có thể thấy hầu hết những khách hàng lớn và thường xuyên của Datapost vẫn là những đơn vị trong ngành BCVT như các Bưu điện tỉnh, thành và chủ yếu họ sử dụng dịch vụ Datapost với mục đích in và gửi tới các thông báo cước dịch vụ viễn thông...

Trong thời gian tới, dịch vụ Datapost sẽ mở rộng hơn với những khách hàng tiềm năng, bao gồm nhóm khách hàng của các công ty tài chính ngân hàng Việt Nam và nước ngoài, các công ty phục vụ nhu cầu tiêu dùng như điện, nước, gas... Ngoài ra, Datapost cũng sẽ mở ra những dịch vụ cộng thêm như in màu, in form, thiết kế định dạng tài liệu, cung cấp các loại phong bì tiêu chuẩn, thiết kế đồ hoạ cho các tài liệu quảng cáo, tờ gấp... cung cấp địa chỉ thương mại, hay tạo ra một kho địa chỉ cho khách hàng.

Vấn đề đặt ra với Datapost hiện nay là khách hàng có nhu cầu thì nhiều song VPS vẫn chưa dám ký tất cả các hợp đồng. Lý do? Ngại năng lực thiết bị cơ sở vật chất còn hạn chế, dễ dẫn đến quá tải về thiết bị!

Thêm vào đó, dù chưa bị cuốn vào vòng xoáy cạnh tranh gay gắt của thị trường song VPS cũng không thể dựa mãi vào các lợi thế "truyền thống" như đã nêu. Bởi chiếc bánh ngon bao giờ cũng dễ bị san sẻ, trong sự phát triển tất yếu của quy luật thị trường. Vì vậy, nếu trong tương lai sẽ có những công ty nước ngoài nhảy vào đầu tư, khai thác loại hình dịch vụ này, liệu VPS sẽ có chiến lược cạnh tranh phù hợp để giữ vững vị trí nhà cung cấp dịch vụ Datapost dẫn đầu ở Việt Nam?

Ông Nguyễn Tự Cường, trưởng chi nhánh Datapost Hà Nội, cho biết: Sắp tới, khi nhu cầu của khách hàng ngày một tăng, thị trường dịch vụ sẽ mở ra nhiều cơ hội phát triển hơn cho Datapost. Vì vậy, cần có một chiến lược dài hơi hơn và đặc biệt chú ý tới khâu đầu tư nâng cao chất lượng thiết bị, cơ sở hạ tầng để phát triển dịch vụ. Ngoài dây chuyền sản xuất hiện đang hoạt động, cần phải nghĩ tới một dây chuyền thay thế để tránh được những rủi ro trong quá trình sản xuất có thể xảy ra, nhằm đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của đông đảo khách hàng.