Thời gian đấu thầu một hợp đồng xuất khẩu dệt may qua mạng chỉ diễn ra trong vòng 40 phút, giữa đại diện Công ty Dệt Thành Công và hơn chục công ty khác từ khắp nơi trên thế giới. Cuối cùng Thành Công đã thắng và giành được đơn hàng trị giá gần chục triệu USD.

Ông Phan Hồng Lĩnh - Ban Xuất khẩu 2 của Công ty Dệt Thành Công cho biết một cuộc đấu thầu chỉ diễn ra trong khoảng 30-45 phút. Trước đó là cả một thời gian dài để chuẩn bị hồ sơ. Đến đúng giờ quy định, tất cả các đơn vị dự thầu trên khắp thế giới đều lên mạng, bỏ giá thầu dựa theo mức giá người mua đã đưa ra. Tuỳ theo diễn biến tình hình, các đơn vị dự thầu phải tính toán lời lãi và đưa ra quyết định rất nhanh. Chẳng hạn, trong cuộc đua 40 phút, các công ty phải bỏ thầu trên 20 lần, bình quân gần 2 phút họ lại phải cân nhắc, tính toán cho ra một mức giá mới để "đấu" với đối thủ.

Không chỉ có Dệt Thành Công, khá nhiều doanh nghiệp VN đang gặt hái kết quả nhờ sớm ứng dụng thương mại điện tử. Dệt Phong Phú cũng từng tham gia các cuộc đua gay cấn, giằng co từng cent với đối thủ để giành được các hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ.

Khâu chuẩn bị chiếm 90% thành công
Để công ty lọt được vào danh sách dự thầu của phía đơn vị đặt hàng thì trước đó doanh nghiệp VN phải là một trong những nhà cung cấp chính cho họ. Trên cơ sở mối quan hệ này, phía đối tác đã có sẵn "hồ sơ, lai lịch" của các nhà sản xuất, như trường hợp của Dệt Phong Phú, Thành Công... phải được bảo đảm bằng các yếu tố môi trường, điều kiện làm việc của người lao động, tình hình tài chính minh bạch... Khi chủ hàng đã có tương đối đầy đủ thông tin, các nhà sản xuất như Phong Phú, Thành Công hay bất kỳ một công ty nào khác trên thế giới đều có thể được chấp nhận khi gửi đơn dự thầu. Sau đó các công ty được chọn tham gia đấu thầu sẽ nhận được mẫu hàng, mức giá thầu ban đầu và các thông tin về ngày giờ, quy định... của cuộc đấu thầu trước thời điểm diễn ra khoảng ba, bốn tháng từ phía các công ty đặt hàng.

Để có thể thắng thầu thì khâu chuẩn bị giữ vai trò quyết định, đặc biệt phải tính toán thật kỹ để đưa ra một mức giá thấp nhất có thể cạnh tranh được với các công ty sản xuất cùng mặt hàng trên toàn thế giới. Tuy nhiên, điều này không hề đơn giản. Các cán bộ của công ty Dệt Phong Phú kể lại từ hơn ba tháng trước ngày đấu thầu họ phải xem rất kỹ các yêu cầu của hàng mẫu: từ chất lượng, chất liệu kiểu dáng, độ mềm của vải... Ngoài ra còn phải tính toán chi tiết hơn 10 loại chi phí "ẩn" có thể phát sinh đối với nhà sản xuất. Tất cả các yếu tố này đều được tính vào giá thành và dự trù các mức giá mà công ty có thể giảm khi tiến hành đấu thầu.

Lên khôn... phải dại đôi lần
Trước khi thắng năm gói thầu từ năm 2001 đến nay, Dệt Thành Công này phải chịu thất bại trước đó ba lần do những lần đầu chưa có kinh nghiệm "trận mạc". Những phiên đầu tiên, Dệt Thành Công mất cơ hội vì tốc độ đường truyền chậm, tuy bỏ giá thấp hơn đối thủ nhưng không được trúng thầu do thông tin được truyền đến muộn. Rút kinh nghiệm, những lần sau, Dệt Thành Công nhập lệnh giảm giá "đúp" thay vì mỗi lần nhập lệnh phải cách nhau 5 phút. Qua 3 lần thắng thầu, đến nay Dệt Thành Công vẫn đang thực hiện những đơn hàng đã trúng từ năm 2002.

"Cái khó của đấu thầu qua mạng là người tham dự bị khống chế về thời gian và không biết mặt đối thủ. Chỉ trong khoảng thời gian rất ngắn từ 2-3 phút tùy theo quy định của mỗi cuộc đấu thầu, công ty tham gia phải cân nhắc đưa ra các mức giá khác nhau để giành chiến thắng", một cán bộ của Dệt Phong Phú tâm sự.

Ông Vân Thành Huy, Chủ tịch Hiệp hội Cà phê Vicofa - một chuyên gia trong các giao dịch qua mạng cho biết, Sàn giao dịch NYBOT (Mỹ) thường mở của từ 16h40 đến 23h55. Vì thế, trước mỗi phiên giao dịch, doanh nghiệp phải đọc hàng loạt tài liệu về sản lượng, giá bán trước đó rồi thời tiết và hàng lô thông tin liên quan như tỷ giá hối đoái giữa euro, USD và VND.... Có phiên không chuẩn bị kỹ, doanh nghiệp VN mất cả bạc tỷ.

Tương lai khả quan
Ông Nguyễn Văn Thảo - Phó Tổng thư ký Phòng thương mại công nghiệp VN nhận định, ở nhiều nước đây là phương thức phổ biến giúp doanh nghiệp có thể ký được những hợp đồng xuyên biên giới với chi phí rất thấp thay vì phải cử cả một đoàn cán bộ ra nước ngoài trực chờ hàng tuần. Tuy nhiên, trong tổng số 120.000 doanh nghiệp VN hiện chỉ có 7% DN bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin và kết nối Internet, 3% DN có website riêng và thực hiện một số khâu của thương mại điện tử. Phương thức giao dịch bằng Email vẫn là chủ yếu, chiếm 48%.

Các chuyên gia của tổ chức Xúc tiến thương mại Nhật Bản (JETRO) cũng cho biết, từ khoảng 10 năm trước việc đấu thầu trên mạng đã phát triển mạnh mẽ tại các nước Mỹ, Nhật Bản... Đây được xem là hình thức tìm nguồn hàng một cách nhanh nhất, rẻ nhất và ít tốn kém nhất.

Ở thị trường Nhật Bản các DN Việt Nam thông qua hình thức này có thể dễ dàng đưa các loại hàng hóa có ưu thế của mình vào. Cụ thể họ có thể đăng ký vào trang web: http://www.jetro.go.jp/ttppj/, để tìm được nhiều thông tin liên quan đến việc mua bán các loại hàng hóa tại thị trường Nhật và các nước trên thế giới thông qua hình thức đấu thầu.

Tạp chí Xã hội Thông tin