Bạn có file văn bản và muốn đưa cho người khác xem nhưng lại không muốn họ chỉnh sửa định dạng trong văn bản hoặc chỉ cho phép thay đổi nội dung trong biểu mẫu định sẵn. Microsoft Word 2003 có chức năng Protect Document có thể đáp ứng yêu cầu này của bạn. Cách thực hiện như sau:

Bạn vào menu Tool.Protect Document. Có 2 chức năng bảo vệ chính.

1. FORMATTING RESTRICTIONS

Đây là chức năng bảo vệ không cho thay đổi định dạng trong văn bản. Nếu bạn muốn kích hoạt chức năng này thì nhấn chọn Limit formatting to a selection of styles và chọn Yes, Start Enforcing Protection, một hộp thoại đăng nhập Password sẽ hiện ra và yêu cầu nhập mật mã. Từ giờ trở đi, bạn không còn phải sợ người khác "táy máy" thay đổi định dạng trong văn bản do bạn thiết kế.

2. EDITING RESTRICTION

Đây là chức năng khá hay, nó thực hiện việc bảo vệ văn bản rộng hơn: chỉ cho phép người khác xem nội dung chứ không thể thay đổi, hay chỉ có thể thay đổi những phần do bạn chỉ định. Nhấn chọn Allow only this type of editing in the document để kích hoạt chức năng này. Sau đó, bạn chọn:

+ Tracked changes: chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại vết tích (có thể khôi phục lại bản gốc).
+ Comments: chỉ được phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.  
+ Filling in forms: chỉ được phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
+ No changes (read only): không cho phép thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản, chỉ cho phép đọc.

Sau khi đã thiết lập xong, bạn chọn Yes, Start Enforcing Protection để bắt đầu thiết lập mật mã bảo vệ văn bản của mình (hình 2). Tuy nhiên, bạn cũng nên nhớ rằng nếu người khác có mật mã của bạn thì họ sẽ dễ dàng hủy bỏ những thiết lập trên và có thể chỉnh sửa tùy ý văn bản của bạn.

Nguyễn Thành Luân
thanhluan34@yahoo.com